Отчет "Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)". Как пользоваться универсальным отчетом Универсальные отчеты в 1с 8.3 регистры накопления
Создание отчетов – одна из основных функций любой учетной системы. Какие виды отчетов в 1С Бухгалтерия 3.0 существуют, как происходит настройка отчетов в 1С Бухгалтерия 8.3 и какие существуют инструменты, для создания новых отчетов – мы рассмотрим сегодня.
Виды стандартных отчетов
В бухгалтерской программе фирмы 1С изначально предустановлен широкий спектр отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию. Их полный перечень представлен в разделе «Отчеты/Стандартные отчеты»:
Также в каждом разделе программы представлены другие виды стандартных отчетов, например, отчеты по зарплате в 1С 8.3 хранятся в разделе «Зарплата и кадры/Отчеты по зарплате».
В каждом отчете существует возможность «донастройки» отчета, а именно, можно добавить или убрать некоторые дополнительные поля, добавить группировку, отбор и т.д.
Рассмотрим вариант настройки на примере добавления дополнительного поля в стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (выбираем 10 счет). Для этого с кнопки «Показать настройки» перейти на «Дополнительные поля», добавить новое поле, и в форме выбора перейти на нужное нам поле, например, для отражения в отчете артикула номенклатуры выбираем поле «Артикул», которое находится внутри поля «Номенклатура» (для раскрытия поля требуется нажать «+»):
После нажатия «Сформировать» появляется выбранное нами дополнительное поле.
Для примера рассмотрим ситуацию, когда в отчет требуется включить весь перечень номенклатуры, содержащей в наименовании слово «сапог». Что для этого нужно сделать? По нажатию «Показать настройки», переходим на вкладку «Отбор», добавляем новое поле, а в появившимся окне, раскрыв «+» поле «Номенклатура», выбираем «Наименование».
После формирования отчета получаем номенклатуру, которая содержит в наименовании только заданное нами значение.
Формирование отчетов в разрезе документов
В разделе «Стандартные отчеты» существует универсальный отчет, который позволяет вывести информацию из таких объектов конфигурации, как:
- Документ;
- Справочник;
- Регистр накопления;
- Регистр сведений;
- Регистр расчета.
Рассмотрим примеры ситуаций, когда отчет поможет пользователю не прибегать к разработке внешних отчетов, а использовать типовой механизм настроек.
Например, нам нужно сформировать отчет, в котором будут отражены все поступившие товары от конкретного контрагента за определенный период. Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Документ», тип объекта – «Поступление (акты, накладные)», и указываем вид – «Товары».
*Поля Контрагента там изначально нет.
В поле «Вид сравнение» устанавливаем «Равно», в «Значение» выбираем нужного контрагента из справочника.
В верхней части отчета указываем нужный период и формируем отчет.
Для сделанных нами настроек можно сделать сохранение: для этого нажимаем кнопку «Еще/Сохранить».
Рассмотрим ситуацию, когда для корректного формирования регламентированной отчетности требуется проверить все движения по регистру «Раздельный учет НДС» в разрезе документов.
Для этого в шапке отчета выбираем из выпадающего списка вид объекта – «Регистр накопления», в следующем поле выбираем тип объекта – «Раздельный учет НДС», в последнем поле выбираем вид – «Остатки и обороты».
Для того чтобы в отчете информация отражалась в разрезе документов, по кнопке «Показать настройки» переходим в настройки отчета, далее – на вкладку «Показатели», добавляем новое поле и в появившемся окне выбираем поле «Регистратор» («регистратором» называется документ, которым было сформировано движение по регистру накопления). Вновь добавленное поле по умолчанию отражается в нижней части списка полей: с помощью «синих стрелок» переносим поле «Регистратор» в верхнюю часть списка.
В данной статье мы рассмотрели, какие существуют варианты работы с отчетностью в 1С Бухгалтерия 8, как пользоваться настройками отчета и какую информацию можно получить, используя универсальный отчет.
Отчет разработан на основе настроек Отчета великолепной Елены Гряниной с сайта БухЭксперт8 (ресурс очень полезный и качественный, советую зарегистрироваться, если Вы еще не там)
Итак, по порядку.
Формируем отчет.
Если нас все устраивает, сохраняем вариант отчета. Переходим по кнопке Еще - Варианты отчета - Сохранить вариант отчета...
ВНИМАНИЕ!!! Если указанный выше способ не сработал. Открываем приложение в толстом клиенте. Затем переходим в раздел %Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам - Универсальный отчет. Выбираем регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Нажимаем кнопку Еще, Редактировать схему (В тонком клиенте не откроется!). В открывшемся окне переходим на закладку Настройки, Загрузить настройки из файла, выбираем файл. Скриншоты ниже.
- Для корректной работы отчета необходимо в документах выплаты (Ведомость в банк, Ведомость в кассу и пр) развернуть блок Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ, нажатием на одноименную ссылку. Заполнить поле Платежный документ ОБЯЗАТЕЛЬНО! по образцу: "Документ 29.12.2016 №123". Важно, дата должна начинаться с 10-го символа.
Вот мы и подошли к созданию отчета по регистру накоплений. Это статья является продолжением предыдущих двух так сказать Часть 3. В первых двух статьях мы создали регистр накоплений сделали движения приход и расход. Теперь необходимо создать отчет. В котором будет видно остатки в регистре накоплений.
Немного вспомним что мы делали. У нас был документ Приход товара, мы создали регистр накоплений в который накапливал информацию о поступлениях на склад. Дальше мы сделали еще один документ Отпуск товара со склада. Так же сделали движения только в этот раз расход. Т.е у нас получилось, что документ Приход товара добавлял информацию в регистр, а документ Отпуск товара убирал её приход/расход.
Часть 1 Статья о том как создать регистр накоплений приход .
Часть 2 Статья о том как создать расход в регистре накоплений .
Теперь на нужно узнать остатки материалов на складе. Для этого нужно создать отчет по регистру накоплений.
Новый отчет по регистру накоплений в 1С
Приступим к созданию отчета по регистру. Для этого заходим в Конфигуратор ищем пункт Отчеты и добавляем новый отчет. Назовем его Остатки на складе. Мы уже создавали отчет по документам как это сделать можете прочитать .
Добавим наш отчет в подсистему Отчеты. Как создать подсистему читаем .
На вкладке набор данных нужно добавить новый набор выбираем Добавить новый набор — запрос, далее кликаем Конструктор запроса.
Тут ищем наш Регистр, так как мы хотим видеть конечный остаток то нужно выбрать РегистрНаколения1.ОстаткиИОбороты. Из окна Таблицы в окно Поля переносим Наименование и РегистрНакопления1ОстаткиИОбороты.КоличествоКонечныйОстатоки и кликаем ОК.
Теперь переходим на вкладку Настройки и добавляем новую группировку.
Опять же окно оставляем пустым и кликаем ОК.
Теперь снизу отмечаем пункт Отчет и переходим на вкладку Выбранные поля. Переносим из окна Доступные поля в окно Поле Наименование и КоличествоКонечныйОстаток.
Ну вот вроде бы и все, теперь нам нужно проверить правильность работы нашего отчета. Давайте сделаем так в документе Приход товара сделаем поступление 5 процессоров в документе Отпуск товар сделаем расход 2 процессоров.
И запустим наш отчет, если вы все сделали правильно, то он должен показать остаток на складе 3 процессора.
Ну вот мы и создали простой отчет по регистру накоплений. Хочу сказать, что я показал, как создавать самый простой отчет с минимальным набором данных и настройками. На нем вы должны научиться самым азам. Надеюсь вам это поможет, но если есть какие-то вопросы, то задавайте обязательно всем отвечу и подскажу.
Отчет "Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)" позволяет отображать данные документов, справочников, их табличных частей, регистров накопления и регистров сведений и их виртуальных таблиц.
В поле "Тип данных" выбирается тип данных, а список объектов выбранного типа представлен в поле "Объект".
Если выбран документ или справочник, в поле "Таблица" автоматически подставляется первая табличная часть. Если табличные части отсутствуют, поле "Таблица" отсутствует и отчет будет формироваться по самому справочнику.
Если выбран оборотный регистр накопления, в поле "Таблица" подставляется "Обороты". Отчет будет формироваться по виртуальной таблице "Обороты".
Если выбран регистр накопления остатков, в поле "Таблица" подставляется "Остатки и обороты". Отчет будет формироваться по виртуальной таблице "Остатки и обороты".
Для периодических регистров накопления в поле "Таблица" можно выбрать "Срез последних" (выставляется по умолчанию) или "Срез первых".
Для регистров накопления и сведений помимо выбора виртуальных таблиц, можно выбрать саму таблицу регистра - пустое поле "Таблица".
Универсальный отчет в 1С ЗУП 8.3 вызывается через Главное меню – Все функции – раздел Отчеты – Универсальный отчет:
Если пункт меню Все функции недоступен для выбора, то необходимо пройти по пути Главное меню – Сервис – Параметры:
В открывшемся окне установить флажок Отображать команду «Все функции» и нажать ОК:
Как формировать Универсальный отчет в 1С ЗУП
По регистру накопления
В некоторых случаях в 1С ЗУП 8.3 возникает необходимость получить сводный отчет о вычетах НДФЛ, предоставленных сотрудникам, по коду за определенный налоговый период.
Важно! Чтобы понять по какому регистру формировать отчет, просмотрите состав регистров документа Начисление зарплаты и взносов и выберите наиболее подходящий:
Чтобы вывести в шапку документа перечень регистров, необходимо при открытом документе перейти в Главное меню – Вид – Настройка панели навигации формы и в открывшемся окне перенести перечень регистров из левой колонки в правую. Документ должен быть открыт, так как только в этом случае в Главном меню доступен для выбора нужный пункт Настройка панели навигации формы:
В открывшемся окне в левой колонке отразится список регистров доступных для выбора именно в данном виде документа. Например, в документе Начисление зарплаты и взносов отразится один набор регистров, а в документе Больничный лист – другой.
Для того чтобы регистры отобразились в форме документа, необходимо перенести их в правую колонку. Переносить можно как весь список регистров (на рисунке обозначены синим цветом), так и отдельные наименования (на рисунке обозначены красным цветом). После того, как будет сформирован список нужных регистров в правой колонке, необходимо нажать ОК:
Построим отчет по регистру накопления Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ) в 1С ЗУП 8.3:
Настроим Универсальный отчет в 1С ЗУП 8.3 через кнопку Еще – Прочее – Изменить вариант отчета. Снимем лишние флажки и добавим поле Регистратор, чтобы видеть каким документом был предоставлен вычет:
Выберем дизайн для Универсального отчета в 1С ЗУП:
Установим отбор по организации как указано на рисунке ниже. Для сохранения настроек нажмем кнопку Завершить редактирование:
По регистру сведений
Сформируем отчет в 1С ЗУП 8.3 по регистру сведений Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам, как и , но настройки и вид отчета будут несколько иными:
Добавим группировки по Зарплатному проекту, Сотруднику, Месяцу открытию и Номеру лицевого счета:
На закладке Отбор добавим отбор по Организации:
Получим отчет следующего вида:
По справочнику
В конфигурации 1С ЗУП ред.3 довольно разнообразен перечень готовых отчетов по данным справочников: контактная информация сотрудников, личные данные сотрудников, составы семей сотрудников, образования сотрудников, поэтому отчет по справочникам целесообразно формировать лишь с целью сравнения сложных элементов между собой.
Например, сформируем для наглядности отчет по справочнику Графики работ сотрудников. Настройка графика имеет сложную структуру, которую не просмотришь в одной таблице. Чтобы сравнить графики друг с другом, а Универсальный отчет позволяет нам это сделать, тем более что для получения данного отчета не нужны какие-то сложные настройки, достаточно просто указать справочник Графики работы сотрудников и выбрать тип получаемых данных = «Основные данные» в шапке отчета:
По регистру расчета
Данные, которые выдает Универсальный отчет по регистрам расчета в 1С ЗУП 8.3, можно получить из готовых отчетов: Полный и Краткий свод по заработной плате, Расчетный листок:
- Плюс: Универсальный отчет может дать более подробный результат в разрезе сотрудников, видов расчета, документов;
- Минус: Универсальный отчет можно построить либо только по Начислениям, либо только по Удержаниям:
Например, нужно получить суммы по Оплате по окладу в разрезе сотрудников и документов с указанием количества отработанного времени за месяц. Будем выбирать информацию из Регистра расчета Начисления, который указываем в шапке Универсального отчета.
Настройки будут такими:
- Добавим поле Вид расчета в правую колонку:
- В качестве поля отбора также добавим поле Вид расчета и выберем значение Оплата по окладу:
В результате в 1С ЗУП 8.3 сформируется такой отчет:
По плану видов расчета
При формировании Универсального отчета по Плану видов расчета в 1С ЗУП 8.3 можно получить таблицу по существующим в базе видам расчета, для сравнения и анализа по различным показателям.
К примеру, нужно выяснить какие виды расчета вводятся при помощи документа Больничный лист. В шапке отчета указываем:
- Тип объекта = План видов расчета;
- Его наименование = Начисления;
- Вид данных = Основные данные:
Установим отбор по Виду документа:
Получим следующий перечень видов расчета:
В 1С ЗУП возможностей очень много и бывает, что бухгалтер делает что-то вручную, не зная, что в программе эта возможность заложена. Используйте возможности 1С ЗУП 8.3 на 100%! Чтобы за короткий срок быстро и эффективно освоить работу в программе, мы приглашаем на наш