종이 문서에 비해 전자 문서 관리의 장점. 조직 간 전자문서 흐름: 어떻게 작동하나요? 제휴 네트워크 개발

전자 문서 관리 시스템 또는 EDMS는 모든 조직의 서류 작업을 크게 촉진합니다. 자동화를 통해 문서 작성, 배포, 보관과 관련된 자재 및 시간 비용을 크게 줄일 수 있습니다. 종이 문서를 이용한 일상적인 작업은 점차 과거의 일이 되어가고 있습니다. 동시에 문서 처리를 자동화하는 소프트웨어에 대한 수요는 변함이 없습니다.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

• 조직에서 EDMS를 구현해야 하는 이유
• 전자 문서 관리 시스템은 어떤 기능을 수행하며 어떤 작업을 해결하는 데 도움이 됩니까?
• 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 어떤 이점이 있나요?
• EDMS가 문서 흐름 비용을 줄이는 데 도움이 됩니까?

전자문서관리시스템

문서 작업 자동화는 여전히 현대 사무의 가장 중요한 영역 중 하나로 남아 있습니다. 전자 문서 관리 시스템 사용의 이점은 정부 기관부터 소규모 민간 기업에 이르기까지 대부분의 현대 조직에서 높이 평가되었습니다. 일상적인 서류 작업과 관련된 활동을 크게 단순화합니다. 즉, 시간과 자재 비용을 줄이고 정보 보안을 보장하며 비즈니스 프로세스의 투명성을 유지합니다. 대부분의 관리자는 더 이상 자신에게 필요한 이유에 대해 의문을 제기하지 않습니다. EDMS. 현대 기업에서는 IT 인프라의 필수 요소가 되고 있습니다.

EDMS는 구조화되지 않은 문서를 처리하도록 설계된 특수 소프트웨어입니다. 이를 통해 모든 디지털 문서를 생성, 편집, 검색 및 전송할 수 있습니다. 경우에 따라 EDMS는 본질적으로 더 광범위한 ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 시스템으로 발전할 수 있습니다. 기업 콘텐츠 관리 시스템은 EDMS의 모든 기능을 수행하는 동시에 정보 관리 기술도 갖추고 있습니다.

EDMS 분야의 규제 프레임워크

자동화 시스템의 인기가 높아짐에도 불구하고 개발자의 활동은 실제로 입법 수준에서 규제되지 않습니다. 소프트웨어를 만들고 구현할 때 다음 규정이 지침으로 사용됩니다.

• N149-FZ "정보, 정보 기술 및 정보 보호";
• GOST R 51141-98. 기록 보관 및 보관
• GOST R 6.30-2003. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템
• N1-FZ "전자 디지털 서명";
• 정부 법령 제 754 호 "부처 간 전자 문서 관리 시스템에 관한 규정 승인";
• N152-FZ "개인 데이터";

전자문서관리시스템의 기능

왜 필요한지에 대한 대답 EDMS전자 문서 관리 시스템이 대부분의 문서 작업 프로세스에 미치는 질적 변화는 기초가 될 수 있습니다. EDMS의 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 문서의 생성, 등록, 처리, 전송 및 저장
• 문서의 변경 사항을 추적하고 실행 기한을 모니터링합니다.
• 디렉토리 생성
• 문서의 이동, 사용권의 양도, 검토 및 수정
• 보고서 생성
• 액세스 제어;
• 버전 관리;
• 사무의 주요 영역 자동화;
• 회의, 회의, 계약 관리.

다양한 조직 수준의 사무에서 EDMS 작업

많은 관리자들은 왜 개인적으로 EDMS가 필요한지 궁금해합니다. 대부분의 사람들은 이를 행정 프로세스에 영향을 주지 않는 기술인 사무실 관리 서비스를 위한 도구로만 보고 있습니다. 그러나 조직 구조의 다양한 계층적 수준 간의 상호 작용을 크게 촉진하여 관련 정보를 신속하게 교환하고 이를 기반으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

EDMS 작업은 회사 관리 수준에 따라 분류될 수 있습니다.

• 회사 경영진, 구조 부문 책임자:

  ○ 경영 의사결정에 필요한 데이터를 신속하게 확보한다.
  ○ 문서 실행에 대한 통제

• 대리, 비서, 보조원:

  ○ 빠르고 정확한 서비스 문서 검색
  ○ 성과 규율의 통제;
  ○ 프로젝트 준비 시간 단축;
  ○ 승인 및 승인 프로세스 가속화
  ○ 행사 준비를 촉진합니다.

• 금융, 경제, 회계 서비스:

  ○ 지점에서 상위 조직으로의 이전 시간 단축;
  ○ 기본 문서 분실 위험을 줄입니다.
  ○ 보고서 준비, 조정을 위한 문서 선택, 국가 감독 당국의 검사에 소요되는 시간 단축

• 법률 서비스

  ○ 계약, 계약, 계약 준비 작업의 노동 강도를 줄입니다.
  ○ 마감일 관리
  ○ 현지 법규를 빠르게 검색할 수 있습니다.

해당 주제에 대한 문서 다운로드:

• 사무 업무 지침(조각). 문서 흐름의 구성
• 전자문서수령 및 폐기에 관한 일지
• 전자 문서의 마이그레이션 및 재작성 저널
• 회사 이메일 작업 지침

전자문서관리시스템 이용의 장점

시장에 존재하는 전자 문서 관리 시스템 중에서는 사무실 관리 시스템, 디지털 아카이브, 워크플로우 및 ECM 시스템을 구별하는 것이 일반적입니다. 지원되는 기능의 수는 모두 다르지만 비슷한 장점이 있으므로 여부에 대한 질문이 거의 완전히 제거됩니다. 왜 EDMS가 필요한가요?현대 회사에서. 다음을 제공합니다:

• 안전;
• 버전 관리;
• 즉시 검색;
• 보고서 및 알림의 신속한 생성
• 라우팅;
• 웹과의 통합;
• 데이터베이스의 문서 체계화
• 종이 원본 스캔 및 인식
• 백업 복사본을 생성하는 기능
• 비즈니스 프로세스에 대한 정보 지원.

EDMS의 기술적 역량

전자 문서 관리 시스템은 기존 사무 관리 기술에 비해 여러 가지 확실한 장점을 가지고 있습니다. 새로운 기술의 도입으로 EDMS의 기능 확장이 가능해졌습니다. 이러한 기술의 예는 다음과 같습니다.

• 종이 문서 스캔 및 인식

수신 시 서신을 스캔 및 인식하고 종이 원본을 아카이브로 전송하며 직원에게 추가 사용을 위해 디지털 버전을 제공하면 들어오는 문서 흐름을 체계화하는 데 도움이 됩니다.

• 미디어 기술의 사용

최신 EDMS를 사용하면 그래픽 이미지와 텍스트 파일을 교환할 수 있을 뿐만 아니라 대부분의 기존 미디어 형식도 지원할 수 있습니다. 멀티미디어를 사용하면 부하 직원에게 할당된 작업을 보다 명확하게 제시하고 필요한 구현 기능을 전달할 수 있습니다.

• 전자 서명

전자서명 기술은 EDMS의 정보보안을 강화합니다. 이를 통해 공식 행위의 저작자를 인증하고 다양한 조직 수준의 관리자 간의 승인 프로세스를 촉진할 수 있습니다.

• 기밀 문서 및 전송 채널 암호화

암호화는 높은 수준의 보안으로 문서 전송을 용이하게 하며 디지털 키를 사용하여 문서에 대한 액세스를 규제하는 데도 도움이 됩니다.

• 대량 메일링

이메일과 통합하면 많은 직원에게 주문과 알림을 신속하게 보낼 수 있어 작업 완료 효율성이 크게 향상됩니다.

• 보고서 인쇄

현대 조직에 EDMS가 필요한 이유에 대한 또 다른 예는 자동 보고서 생성 가능성에서 볼 수 있습니다. 이는 상당한 시간 절약과 각 직원의 효율성 향상에 기여합니다.

대부분의 기업은 전자문서관리 시스템을 구현할 때 자동화의 경제적 이점을 가장 먼저 생각합니다. 그러나 비용 절감 측면에서 시스템에 대한 평가는 부분적으로만 정확합니다. 이러한 시스템의 주요 임무는 행정 결정의 질을 향상시키는 것입니다. EDMS가 구현 프로젝트의 초기 목표를 해결하는 데 도움이 되었다면 그 사용은 정당하며 ​​EDMS가 필요한 이유에 대한 대답은 이미 발견되었습니다.

전자문서관리는 기관에서의 활용에 따른 장점과 단점, 장단점을 가지고 있습니다.

전자 문서 관리의 주요 장점:

기관의 모든 구조는 하나의 정보 공간에서 작동합니다.

기관 내 문서 처리 속도가 향상되고 문서의 안전과 보안이 크게 향상됩니다.

데이터 암호화를 사용하면 정보 유출을 막을 수 있습니다.

직원 생산성이 향상되고 직원의 자격에 따라 문서 처리 오류가 발생할 가능성이 감소합니다.

상당한 경제적 효과.

시스템 구현에 따른 직접적인 효과로 소모품 비용 절감, 우편 및 택배 서비스 비용 지불, 자료 복사, 인건비 절감 등이 가능합니다. 간접적인 효과는 관리의 투명성, 성과 규율의 통제 등 조직의 기능에 중요한 관리의 이점입니다.

따라서 EDMS를 구현하면 다음이 가능합니다.

문서 작업 프로세스를 완전히 자동화합니다.

원격 사용자 및 사용자 그룹과의 작업 구성을 보장합니다.

외부 이메일 시스템과의 통합을 제공합니다.

모듈성과 내장 도구를 사용하여 전자 문서 관리 시스템의 기본 기능을 향상시킵니다.

시스템에서 무제한의 사용자가 동시에 작동하는 프로세스를 보장합니다.

문서 작업의 효율성을 높입니다.

문서 작업의 기업 문화를 개선합니다.

종이 문서 흐름의 양을 대폭 줄입니다.

문서 처리 및 전송 시간, 문서 검색 시간, 초안 문서 조정 및 승인 시간을 대폭 줄입니다.

전자 버전과 종이 버전의 문서를 동시에 사용하여 모든 문서화 프로세스를 보장합니다.

모든 유형의 문서 등록 프로세스를 간소화합니다(이메일 및 웹 양식을 통한 등록, 스트리밍 스캔 지원, 모든 형식의 파일 등록).

작업 흐름 관리 보장(수행자 간 문서 전송)

상호 관련된 문서 작업 프로세스를 보장합니다.

전체 수명주기 동안 문서 관리를 보장합니다.

문서가 생성되는 순간부터 아카이브에 제출되는 순간까지 모든 프로세스의 투명성을 보장합니다.

문서 작업 기록 저장(문서에 대한 모든 작업의 ​​시간과 작성자 추적, 작업 설명 저장, 첨부 파일 버전 관리 지원)

문서 생성 이력을 추적합니다.

문서 조정 및 승인을 위한 명확한 프로세스를 보장합니다.

잘 작동하는 주문 시스템을 구축합니다.

성과 규율의 명확한 통제를 보장합니다.

기준에 따라 문서를 정렬합니다.

다양한 속성별 정보 검색 및 전체 텍스트 검색 제공

문서 이동에 관한 통계 데이터 수집 및 분석의 자동화를 보장합니다.

문서의 전자 이미지 보관을 보장합니다.

접근 권한의 규제를 보장합니다.

문서에 대한 즉각적인 액세스를 제공합니다.

문서의 양적 손실을 줄입니다.

노동 생산성을 높이십시오.

문서 보관소에 제출할 문서를 준비하고 문서를 보관하는 데 드는 비용을 줄입니다.

전자 문서에 법적 효력을 부여합니다.

택배 및 우편 서비스 비용 절감

내부 및 외부 택배사 수를 줄입니다.

정보 및 참고 데이터베이스의 유지 관리를 보장합니다.

고급 검색 기능 제공(속성 검색, 고급 검색, 러시아어 형태를 고려한 전체 텍스트 검색, 동적 검색 폴더 지원)

기관의 요구 사항에 따라 종이 및 전자 문서 등록 지원;

문서 이동 경로 지원(순차, 병렬, 무료 경로, 조건이 있는 경로, 연기)

혼합 문서 흐름 지원(템플릿을 사용하여 종이 문서 및 보고서 작성, 문서 등록 카드 인쇄, 원본 문서 저장 위치 기록)

문서 흐름 분석, 보고서 생성, 직원 성과 규율 모니터링(보고서 및 분석 인증서 생성 기능, 자동 저널링)을 위한 도구 가용성

정보 보안 보장(전자 디지털 서명, 데이터 암호화, 로깅, 액세스 권한 차별화 및 역할 시스템, 내장된 데이터 무결성 모니터링 및 자동 백업 지원)

그러나 모든 장점에도 불구하고 EDS에는 단점이 있습니다.

직원들 사이의 "스트레스" – 새로운 모든 것은 받아들이기가 어렵습니다.

프로그램 및 문서 관리 시스템 구입, 구현 및 추가 유지 관리 비용

정보 보안의 격차 - 다운로드된 데이터베이스가 포함된 "해적판" 디스크;

현대 해커들은 원격 액세스를 통해 최고 수준의 보안으로 값비싼 프로그램을 해킹할 수 있습니다.

문서 흐름이 급격히 증가하면 서버가 대처할 수 없고 노동 생산성도 떨어집니다.

전자 문서 관리 시스템을 선택할 때 현대 기업은 전반적인 개발 전략, 목표, 경쟁 환경의 존재, 원하는 구조 및 그러한 솔루션 구현으로 예상되는 경제적 효과를 기준으로 합니다. EDMS 도입의 목표에는 성능 규율에 대한 통제력을 향상하고 문서 손실 수를 줄이는 것이 포함됩니다. 승인 시간 단축; 표준 문서 작업 시 오류 수를 줄입니다.

EDMS(ECM) 기능에는 여러 가지 주요 요구 사항이 있습니다. 회사의 문서 흐름 최적화의 추가적인 성공은 시스템이 이러한 요구 사항을 준수하는지에 달려 있습니다. 문서 승인 및 작업 할당 프로세스는 "종이"에서 전자 형식으로 전환되면 더 빠르게 완료되고, 문서 및 지침 처리 시간도 단축되며, 문서 작업 진행 상황을 추적할 수 있게 됩니다. 시스템 작업 시 수행자에게 새 문서에 대한 알림이 자동으로 전달되고 처리 시기가 제어됩니다. 문서에 대한 빠른 접근과 쉬운 검색, 문서의 안전을 위해 전자보관함을 구성하였습니다.

보호되는 데이터에 대한 접근 권한을 차별화하는 것이 중요합니다. 기존 참조 데이터를 사용하여 표준 문서 섹션을 자동 완성하면 작업 시간도 크게 단축됩니다. 관리자가 작업 마감일 및 요약 보고를 모니터링하는 편리한 수단을 갖는 것이 중요합니다. 회사 업무에서 정보 콘텐츠를 유지하려면 EDMS를 기존 메일 시스템 및 회사의 기존 회계 시스템(인사, 재무, 회계 및 생산 관리 시스템)과 쉽게 통합해야 합니다.

또한 점점 더 많은 조직이 시스템 내 원격근무 가능성에 주목하고 있습니다. 시스템을 평가하기 위한 중요한 기준에는 문서, 실행자, 문서 상태 등에 대한 보고서를 생성하는 기능이 포함됩니다. 시스템의 신속한 구현; 설치 및 시스템 지원 비용; 시스템 개발 용이성; 추가 문제를 해결하기 위해 시스템 소프트웨어를 사용하는 능력.

추가 요구사항:

• 시스템으로의 스트리밍 문서 입력 가용성, 스캐너 작업 기능;
• 사전 구성된 계약 관리 모듈;
• 태블릿 버전;
• 모바일 클라이언트.

비교

Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow 및 1C: Document Flow 8 시스템에서 이러한 기능이 어떻게 구현되는지 살펴보겠습니다. 이러한 모든 시스템은 기존 EDMS와 비즈니스 프로세스 관리 도구의 조합을 기반으로 하는 공통 개념으로 통합됩니다. 기업은 전자 문서 관리와 BPM 시스템의 장점을 결합하여 프로세스를 개발하고 운영 효율성을 높입니다.

기능 및 통합 옵션

지시문

Directum 시스템의 기능적 이점에는 확장된 비즈니스 솔루션 카탈로그만이 포함되지 않습니다. 직장에서 매일 사용하는 기능 중에서 편리한 알림, 번호 매기기 구성 기능, 바코드 태그 작업 기능을 강조할 수 있습니다. 첨부 파일 미리보기, 파일 저장소, 기본 구성에 포함된 완성된 참고서의 다양한 선택, 문서 작성을 위한 대화형 마법사가 있습니다.

이 EDMS의 부정적인 측면: 문서 인벤토리 및 검색 결과에 개체가 페이지별로 표시되지 않고 문서 인벤토리에서 추가 스타일을 사용할 수 없다는 점입니다.

이러한 기능은 Docsvision에서 구현됩니다. 모든 웹 페이지와 사용자 정의 보고서는 기본 애플리케이션 창 안에 표시됩니다. 보관된 문서는 별도의 데이터베이스 테이블로 이동됩니다. 시스템 사용자는 인증 옵션을 선택할 수 있습니다. 등록 카드의 XML 설명에 XSLT 변환이 적용됩니다.

엘마

ELMA 시스템은 확장된 비즈니스 솔루션 라인으로 구별됩니다. 여기에는 ECM+ 모듈(BPM 시스템과 기존 EDMS 기능의 조합), Projects+(프로젝트 관리 및 프로세스 관리를 위한 표준 기능)가 포함됩니다. ELMA CRM+ - 엔드투엔드 프로세스 구현을 통해 클라이언트 중심 접근 방식을 구현합니다. 그리고 Directum 시스템에는 없는 KPI 솔루션입니다.

통합 기능과 관련하여 ELMA ECM+와 다른 두 솔루션 모두 MS Outlook과 작업할 수 있는 플러그인을 가지고 있습니다. 또한 ELMA는 1C:Enterprise(모든 최신 버전 포함)와 쉽게 통합됩니다.

수정 및 변경 사항이 포함된 많은 수의 파일에서 혼동을 피하기 위해 응용 프로그램의 문서는 버전 수에 제한이 없지만 현재 버전은 하나만 지정할 수 있습니다. 문서 변경의 전체 내역이 문서 카드에 수집됩니다.

문서 작업과 이러한 문서 작업에 대한 성능 규율을 모니터링하는 데 필요한 모든 도구는 사용자가 손쉽게 사용할 수 있습니다.

문서가 회사에 종이 형태로 접수된 경우, 스캔 후 자동으로 저장됩니다.

관리자는 현재 성과 상황에 대한 보고서를 볼 수 있으며, 사용자에게는 적절하다고 판단되는 결과를 공식화할 수 있는 다양한 필터가 제공됩니다.

ECM+ 애플리케이션은 개별 기업의 요구 사항과 조직 구조에 따라 맞춤화될 수 있습니다.

문서 작성 속도를 높이기 위해 템플릿을 만들 수 있습니다. 이는 프로그래밍 기술이 없는 사용자를 포함하여 모든 사용자가 액세스할 수 있습니다.

시스템에서 즉시 인식할 수 있도록 템플릿에 바코드가 자동으로 입력되도록 구성할 수 있습니다.

검토에서 고려된 모든 시스템에는 태블릿 컴퓨터나 모바일 장치를 통해 시스템 기능을 사용할 수 있는 자체 모바일 애플리케이션이 있습니다. 이를 통해 최고 관리자는 인터넷 접속이 가능한 어디에서나 회사의 운영 활동에 참여할 수 있습니다. 모바일 장치용 클라이언트는 모든 모바일 운영 체제와 호환됩니다.

Optima 워크플로

시스템의 장점에는 문서 인벤토리에서 추가 스타일을 사용하고 문서 인벤토리 및 보기 영역에 이미지를 표시하는 기능이 포함됩니다. 로드된 문서 목록을 필터링할 수 있습니다. Optima WorkFlow는 문서 저널에 루브리케이터 설정과 문서 인벤토리에서 선택한 기록의 보기 영역 설정을 지원합니다. 주문 등록 카드의 사용자 정의가 작동합니다. 타사 웹 애플리케이션을 기본 창에 내장할 수 있습니다. IBM WebSphere MQ와 통합되어 있습니다. 보관 부서의 활동을 자동화하기 위해 특별한 보관 모듈이 개발되었습니다.

1C: 문서 흐름 8

이 솔루션의 주요 작업 영역은 사무, 일반 문서 흐름, 계약 관리, 전자 아카이브 및 요청 작업입니다. 플러그인을 사용하여 기능을 확장할 수 있습니다. 문서 경로 처리 시 파일을 첨부한 후 변경할 수 있습니다. Windows 탐색기 등록이 있습니다.

다양한 소스(폴더, 이메일, 웹)에서 문서의 자동 생성, 등록 및 라우팅을 설정할 수 있습니다.

결점:내부 메일이 없습니다. 할당이 있는 그룹이나 폴더에 대한 작업을 생성할 수 없습니다. 또한 이 솔루션에는 프로젝트 관리 모듈이 없습니다. MS Office, Open Office에서는 등록이 불가능합니다. QMS 문서 작업은 지원되지 않습니다. 개인 사용자 폴더를 유지 관리할 방법도 없습니다.

인터페이스

지시문

Directum 시스템의 모든 작동 모드 인터페이스는 통합되어 있으며 문서 및 작업 처리 규칙을 구성할 수 있습니다. 교체 모드에서 시스템은 정보 내용을 유지합니다. 온라인으로 파일 작업이 가능합니다. 별도의 파일에 대한 액세스 권한이 배포되며 각각에 대해 설명되어 있습니다. 문서 흐름 프로세스의 투명성도 확인할 수 있습니다. MS Outlook 달력에 작업이 추가됩니다. 시스템의 장점은 사용자 정의 가능한 검색 템플릿과 목록 열별 편리한 필터링 메커니즘입니다.

그러나 여러 가지 단점도 있습니다. 즉, Win32에서는 요소를 페이지 단위로 표시할 가능성이 없습니다. 최소한의 시각 효과 설정. 세부사항 이름을 다른 언어로 현지화하는 것은 불가능합니다. 카드 크기는 변경할 수 없습니다. 전자 문서 간의 링크를 생성할 때 링크를 설명하는 설명을 추가할 수 없습니다. 인터페이스가 과부하되었습니다.

쌀. 1. Directum 시스템 인터페이스

Docsvision

Docsvision은 사전 구성된 테마를 사용하며 명령 리본을 사용자 정의할 수 있습니다. 문서 간의 엔드투엔드 관계가 트리로 표시됩니다. 링크에 댓글을 달 수 있습니다. 과제카드 디자인이 가능합니다. 도구 모음은 사용자 정의할 수 있습니다. 전체 텍스트 검색은 한 줄에서 작동하며, 사용자 정의 가능한 검색 템플릿이 있으며, 검색 양식 디자인도 사용자 정의할 수 있습니다.

동시에 시스템의 단점은 문서를 작업에 자동으로 첨부하는 기능이 부족하다는 것입니다. 프로세스는 투명하지 않으며 미리 알림은 MS Outlook이 켜져 있을 때만 작동합니다.

쌀. 2. Docsvision 시스템 인터페이스

엘마

외부적으로는 ELMA ECM+ 인터페이스가 표준 파일 저장소로, 해당 시스템에 대한 경험이 없는 사용자도 스스로 쉽게 탐색할 수 있습니다.

문서 등록은 특수 마법사에서 여러 단계를 거쳐 구현됩니다. 시스템에 들어갈 때 문서에 필요한 세부 사항을 표시하고 전자 버전을 첨부하기만 하면 시스템이 모든 데이터가 포함된 문서 카드를 자동으로 생성합니다.

조직에 대한 모든 정보는 내부 포털에 포함되어 있습니다. 문서 아카이브, 작업, 캘린더, 메시지 피드, 보고서, 웹 문서 등 업무에 필요한 모든 도구가 한 곳에 있습니다.

설정 중에 작업을 단순화하거나 확장할 수 있습니다.

쌀. 삼. ELMA 인터페이스

Optima 워크플로

이 시스템은 직관적인 인터페이스를 가지고 있습니다. 시스템은 애플리케이션의 디자인 스타일을 구성하고, 문서 목록과 세부 정보 및 이미지 보기 영역을 표시하고, 문서 목록을 그리기 위한 스타일(글꼴, 채우기, 아이콘)을 적용합니다.

등록 카드 목록 필드의 편리한 검색, 필수 필드의 시각적 제어 기능, 단일 창에서 파일 작업, 연결 및 문서 이동 기능에 주목할 가치가 있습니다.

첨부 파일로 작업하는 것이 편리합니다. 작업은 체크인 및 체크아웃 모드의 단일 창에서 온라인으로 수행됩니다. 문서 간의 엔드투엔드 관계가 트리로 시각화됩니다.

주문을 생성할 때 작업 카드를 디자인할 수 있습니다.

결점:사용자는 새 저널, 문서 모음을 만들 수 없으며 설정은 데이터베이스에 저장되지 않습니다. 등록 카드에서는 도구 모음을 사용자 정의하거나 세부 정보 이름을 현지화할 수 없습니다. 카드 크기는 변경할 수 없습니다. 드래그 앤 드롭 메커니즘은 구현되지 않습니다. 통신용 카드를 선택하는 기본 인터페이스 기능은 없습니다. 또 다른 단점은 작업을 생성할 때 프로세스가 불투명하다는 것입니다. 수행자에 대해 미리 알림을 설정할 수 없습니다.

쌀. 4. Optima WorkFlow 인터페이스

1C: 문서 흐름 8

인터페이스는 사용자 유형에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. 시스템에서 작업 중인 사용자 목록을 볼 수 있습니다. RKK(디자이너)를 위한 디자인 도구, RKK를 확장 및 사용자 정의하는 기능이 있으며 테이블, 구조와 같은 복잡한 요소를 사용할 수 있습니다.

결점:첨부 파일을 볼 수 있는 내장 도구도 없고, 그룹 작업을 볼 수도 없고, 그룹 리더로 집행자를 임명할 수도 없습니다.

쌀. 5.인터페이스 1C: 문서 흐름 8

검색 기능

지시문

시스템의 장점은 문서 전체 텍스트 검색 및 등록 카드(RC) 세부 정보를 사용할 수 있다는 것입니다. 검색 템플릿은 카자흐스탄 공화국의 세부 사항에 따라 구성될 수 있습니다. 열 값을 기반으로 하는 문서 인벤토리 필터가 있습니다. 검색 템플릿 설정을 위한 편리한 기능입니다. 검색 폴더를 생성할 수 있습니다.

부정적인 특성: 맞춤형 검색에 대한 접근 권한을 배포하는 것이 불가능합니다. 웹 클라이언트에 구성된 검색이 없습니다. 복잡한 검색 쿼리를 생성하는 기능이 없고, 문서 인벤토리 및 검색 결과에 개체가 페이지별로 표시되지 않으며, 문서 인벤토리에 추가 스타일이 적용되지 않습니다.

Docsvision

Docsvision은 XML을 사용하여 복잡한 검색어 생성은 물론 검색에 대한 액세스 권한 할당을 지원합니다.

결함– 보기 패널의 느린 동작.

엘마

ELMA ECM+에서는 문서가 단일 전자 아카이브로 수집됩니다. 문서검색은 이름뿐만 아니라 문서카드나 RC의 내용으로도 빠르고 편리하게 검색됩니다. 문서에 대한 접근 권한이 있는 경우에만 검색 결과가 표시됩니다. 검색 매개변수는 필터 형식으로 저장되므로 나중에 저장된 매개변수를 사용하여 문서를 빠르게 검색할 수 있습니다.

결함:문서에서 전체 텍스트 검색이 부족합니다.

Optima 워크플로

직접 데이터베이스 쿼리를 사용하여 문서 로그에서 복잡한 검색 쿼리를 생성합니다. 문서 내용을 기반으로 전체 텍스트 검색이 수행되고 샘플 등록 카드를 사용한 검색이 수행됩니다(검색 템플릿을 구성할 필요 없음). 등록카드 정보를 이용하여 검색어를 입력할 수 있습니다. 오버레이 필터는 사용 가능한 모든 문서 로그에 적용됩니다.

시스템의 단점은 사용자 검색 템플릿을 저장할 수 없다는 것입니다. 문서등록카드 내역을 이용한 전문 검색은 되지 않습니다. 사용자는 검색 폴더나 복잡한 검색 쿼리를 만들 수 없습니다. 등록 카드 세부정보에 대한 전체 텍스트 검색은 없습니다.

1C: 문서 흐름 8

속성 검색은 문서 세부정보를 사용하여 수행됩니다. 검색 템플릿을 생성할 수 있으며 저장 공간은 계층적이며 분류됩니다. 검색 결과를 바탕으로 보고서가 생성됩니다.

하나의 요청으로 다양한 유형의 검색을 수행할 수 없습니다. 등록 중에 문서 중복을 자동으로 검색하기 위한 세부정보 집합은 구성되지 않습니다.

관리 설정

지시문

이 시스템을 사용하면 여러 회사의 조직 구조를 동시에 유지할 수 있습니다. 부서 및 직원에 대한 상세 정보가 제공되며 확장 가능합니다. 교체가 필요한 경우(전체 또는 보조) "inbox/outbox" 폴더가 자동으로 생성됩니다. 하위 문자열 필터 및 실행 중인 검색이 작동합니다.

결점: ORS 표시가 명확하지 않고 요소를 특정 순서로 정렬할 가능성이 없으며 디렉터리를 만들고 채우는 것이 어렵고 디렉터리 항목이 현지화되지 않습니다. 카자흐스탄 공화국의 모습과 행동에 대한 최소한의 설정입니다.

쌀. 6. Directum 시스템의 등록 카드 모양

Docsvision

Docsvision은 여러 기업의 OHS 유지관리를 동시에 지원합니다. 대체 기능(영구 또는 임시 대리인)이 있습니다. 필터는 하위 문자열로 작동합니다. 단점은 Directum의 속성과 부분적으로 중복됩니다. OSH가 시각적으로 표시되지 않고, 지정된 순서로 요소가 정렬되지 않으며, 디렉토리 기록을 유지할 수 없고, 유형이 지정된 디렉토리를 생성하고, 계층적 디렉토리를 생성할 수 없으며, 내장된 디렉토리가 없습니다. 디렉토리 "사례의 명명법". 디자이너의 성과가 낮습니다.

쌀. 7. Docsvision 시스템의 직원 디렉토리

엘마

대기업 지점의 상황을 모니터링하는 것이 편리합니다. 여러 시스템이 하나의 창에 통합되어 부서의 통일된 정보 시스템을 구성하고 고품질의 정보 교환을 제공합니다. 사용자는 자신의 페이지를 떠나지 않고도 외부 시스템에 대해 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다. 회사 부문 페이지 간 전환이 편리합니다. 또한, 성과활동, 최신뉴스, 문서열람, 사업프로세스 개시 등에 대한 정보도 제공됩니다.

쌀. 8. ELMA 시스템에서 분기 페이지 설정

모든 지점 및 부서에 대한 일반 정보는 관리자에게 제공됩니다. 부서 및 직원에 대한 데이터를 확장할 수 있습니다.

직원 대체는 특별 섹션에서 수행됩니다. 기간이 끝나면 대체 항목이 자동으로 제거됩니다. 교체품을 설치하면 프로세스 작업이 자동으로 해당 교체품으로 전송됩니다. 시스템은 일회성 작업과 이 직원의 부재에 대해 보고하고 다른 수행자를 선택하도록 제안합니다.

쌀. 9. ELMA 시스템의 "대체" 섹션 설정

특별 섹션 "결근 일정"에는 특정 기간 동안 직장에 결근한 직원 목록이 표시됩니다.

Optima 워크플로

이 시스템은 여러 회사의 OSH 유지 관리를 지원하며 구조가 명확하게 표시됩니다. 대체 기능이 구현됩니다(영구/임시 대체). 첫 글자로 검색이 실행됩니다. 항목은 지정된 순서로 정렬될 수 있습니다. 디렉토리 작성, 계층적 디렉토리 생성, 디렉토리 항목의 유효 기간 설정은 매우 간단합니다.

등록 카드 템플릿 디자이너가 있으며 크기, 배경, 북마크, 필드, 글꼴을 사용자 정의하고 등록 카드 이벤트를 기반으로 스크립트 스크립트를 사용합니다.

결점:디렉토리 기록을 유지할 가능성이 없으며 대체에 대한 미러 정보도 없습니다. 부서 및 직원에 대한 정보는 최소한입니다. 유형이 지정된 디렉터리를 생성하거나 디렉터리 기록을 유지하거나 디렉터리 항목을 지역화할 수 없습니다. 스크립트 코드의 구문 검사 기능이 없으며 라디오 버튼 유형 필드도 없습니다.

쌀. 10. Optima WorkFlow의 조직도에 새 직원 추가

1C: 문서 흐름 8

사용자의 데스크탑은 역할에 따라 구성됩니다. 직원 정보, 전화번호 목록, 서신 작성 권장 사항 등에 대한 빠른 액세스를 제공합니다. 부서장의 경우 모든 목적의 문서에 대한 전체 텍스트 검색 패널을 설정할 수 있으며 관리자에게는 다음이 제공됩니다. 보고서에 대한 빠른 액세스 패널. 접근권한에 따라 정보가 배포됩니다. 조직의 조직 구조와 실행자의 역할을 사용하여 비즈니스 프로세스의 실행자를 선택할 수 있습니다.

"직원 작업 및 프로세스" 하위 시스템에는 비즈니스 프로세스를 생성 및 관리하고 역할 기반 작업 처리를 설정하고 직원 교체/교체를 위한 매트릭스를 설정하는 도구가 포함되어 있습니다.

비즈니스 프로세스 모델링

지시문

시스템은 편리한 모델링 기능을 구현합니다. 경로 다이어그램 디버깅은 단계별로 구현됩니다. 고급 프로그래밍 언어 IS-Builder가 플랫폼에 내장되어 있습니다. 자신만의 API를 사용하여 자신만의 함수와 스크립트를 생성할 수 있습니다. 보고서 편집기는 IS-Builder 언어로 구현됩니다. 단점: 베이스 블록 수가 부족합니다.

쌀. 열하나. Directum 시스템에서 비즈니스 프로세스 모델링

Docsvision

이 시스템은 소프트웨어를 사용하지 않고도 노선도를 모델링하고 설계할 수 있는 편리한 기능을 갖추고 있습니다. 자신만의 기능을 개발할 수 있습니다. 자체 API를 사용하여 스크립트 스크립트를 생성하고 웹 서비스를 호출할 수 있습니다. 도구 – MS 보고.

결함:최적화를 위해서는 단순 블록 그룹을 단일 스크립트 블록으로 바꿔야 합니다.

쌀. 12. Docsvision 시스템에서 비즈니스 프로세스 모델링

엘마

비즈니스 프로세스 모델링은 간단하고 직관적인 그래픽 인터페이스를 갖춘 특수 그래픽 편집기 “ELMA Designer”에서 수행됩니다. 비즈니스 프로세스를 설명하기 위한 표기법은 BPMN 2.0으로, 작업 체인을 설명하는 데 편리하고 필요한 거의 모든 기본 요소를 포함합니다. 비즈니스 분석가는 프로그래머의 도움 없이 비즈니스 프로세스를 설계할 수 있습니다. 시스템을 중단하지 않고도 회사 내에서 관리 모델을 개발하고 프로세스를 즉시 변경할 수 있습니다.

회사 내 문서 이동은 복잡한 경로에 따라 구성될 수 있습니다. 문서 경로는 이 문서가 어떤 직원을 거치게 될지, 그리고 문서에 대한 계획된 작업의 순서와 성격을 반영합니다. 프로세스의 그래픽 모델은 마우스로 팔레트에서 원하는 작업 블록을 드래그하여 생성된 후 작업이 전환으로 연결됩니다. 전환에 설명을 추가할 수 있습니다.

쌀. 13. ELMA EDMS에서 비즈니스 프로세스로 설명되는 문서 경로

Optima 워크플로

시스템에는 비즈니스 프로세스 모델 디자이너가 있으며 스크립트 시나리오가 사용됩니다.

쌀. 14. Optima WorkFlow의 비즈니스 프로세스 모델링

블록 속성을 설정하는 것은 간단합니다. 스크립트 스크립트는 자체 API를 사용하여 생성되고 자체 기능과 블록이 생성되며 개체는 교환 형식으로 업로드됩니다. 도구 - 크리스탈 리포트 11.0.

애플리케이션의 모양을 사용자 정의하고, 문서 인벤토리(열의 표시 여부 및 순서, 정렬)를 구성하고, 알림을 구성할 수 있습니다.

모델링 메커니즘이 불편하고 비즈니스 로직을 사용자 정의하는 기능이 최소화되어 스크립트로 작성된 문서 처리 스크립트를 작성해야 하며 문서 라이프사이클 디자이너가 없습니다.

1C: 문서 흐름 8

시스템은 표준 문서 경로를 생성하고 경로 분기 및 조건부 전환을 지원합니다. 보고 양식 디자이너도 있습니다.

쌀. 15. 1C의 비즈니스 프로세스 흐름도 : 문서 흐름 8

데이터 및 작업의 보안

지시문

시스템의 데이터 보호는 로그인 비밀번호와 Windows 계정을 사용하여 수행됩니다. 그룹 및 사용자 역할을 생성할 수 있습니다. 개별적이고 역할 기반의 접근 제어 모델이 있으며, 권한과 특권을 부여하는 것도 가능합니다. 접근 권한은 폴더, 폴더, 파일, 디렉터리 수준으로 구분됩니다. 권한 이전을 구성할 수 있습니다. 암호화 및 디지털 서명이 사용됩니다.

시스템의 단점:사용자 정의된 검색에 대한 액세스 권한이 배포되지 않고, 웹 클라이언트에 사용자 정의된 검색이 없으며, 복잡한 검색 쿼리를 생성할 수 없습니다.

패널을 보는 성능은 매우 낮습니다.

Docsvision

데이터 보안 측면에서 시스템의 장점은 다음과 같이 식별할 수 있습니다. 필수 액세스 제어의 존재, 모든 수준에서 액세스 권한의 차별화; 권리 이전 설정. 암호화 및 디지털 서명 적용.

엘마

인터넷 접속이 가능한 어느 곳에서든 사용자는 사용자 이름과 비밀번호를 입력하고 ELMA 시스템에 로그인할 수 있습니다. 이 로그인은 기본적으로 모든 사용자에 대해 구성되지만 로그인을 보호하는 세 가지 주요 방법이 있습니다.

1. 신뢰할 수 있는 장치를 통해서만 로그인하세요. 신뢰할 수 있는 목록에 포함되지 않은 컴퓨터나 모바일 장치에서 로그인하는 경우 시스템에서 로그인이 불가능하다는 메시지를 표시합니다.
2. 토큰을 사용하여 로그인합니다. 토큰은 사용자 계정에 연결되어 있고 해당 사용자 계정에만 해당되는 장치입니다. 또한 각 사용자는 자신만의 PIN 코드를 가지고 있습니다. ELMA뿐만 아니라 다른 시스템에 로그인하기 위해 여러 개의 전자 키 컨테이너를 토큰에 한 번에 기록할 수 있으므로 사용자가 전체 키를 가지고 다닐 필요가 없습니다.
3. 인증서로 로그인하세요. 메커니즘은 거의 동일합니다. 사용자는 인증서를 자신의 계정에 바인딩합니다. 특정 직장의 인증서만 사용하여 시스템에 로그인할 수 있습니다. 이 기능은 Mozilla Firefox 및 Internet Explorer 브라우저에서만 사용할 수 있습니다.

전자 디지털 서명은 문서나 해당 버전을 승인하고 서명하는 데 사용됩니다. 이 경우 다른 사용자는 비밀번호를 알고 있더라도 문서에 동의하거나 서명할 수 없습니다.

ELMA를 사용하면 다양한 시스템 개체에 대한 액세스 권한을 구성할 수 있습니다. 권한 관리는 조직 구조 요소의 역할과 시스템의 개별 사용자를 기반으로 하며, 설정 프로세스는 직위, 부서 및 부서의 그래픽 표시와 책임 분배로 구성됩니다.

Optima 워크플로

데이터 보호는 로그인/비밀번호 및 Windows 계정을 사용하여 수행됩니다. 사용자 그룹 및 역할, 개별 및 역할 기반 액세스 제어 모델이 생성됩니다. 권한 부여, 폴더 수준의 접근권한 차별화, 조직의 조직 구조에 따른 상대적인 접근권한 설정, 전자서명 사용 등이 가능합니다.

개별 파일에 액세스 권한을 할당할 수 없습니다. 파일 미리보기가 없습니다.

1C: 문서 흐름 8

문서 무결성을 모니터링하고 다양한 인증 방법을 지원하는 소프트웨어 도구가 있습니다. 사용자에게는 주문이나 문서가 실행되는 동안 권리가 부여됩니다. 디지털 서명으로 서명된 문서는 서명 정보가 보존된 상태로 전송됩니다. 접근 권한은 사용자의 직위, 역할, 업무 프로세스 참여 정도, 분류 또는 개별적으로 부여됩니다. 권한은 폴더 및 문서 유형에 대해 설정되며 첨부 파일에도 적용됩니다. 읽기 또는 쓰기 제한이 포함될 수 있습니다. 보고서에 대한 접근도 제한됩니다. 직원은 자신의 보고서에만 접근할 수 있고 관리자는 자신이 속한 부서의 보고서에 접근할 수 있습니다.

문서의 일부(등록 양식 필드, 첨부 파일)에 대한 접근 권한에는 차별이 없습니다. 데이터 백업 및 복구 도구 시스템이 없습니다.

결론

EDMS를 선택하는 회사는 동일한 문제에 직면합니다. 즉, 인수한 시스템과 조직의 기존 비즈니스 프로세스를 통합하는 데 오랜 시간이 걸립니다. 회사 전체의 업무를 최적화하려면 문서 흐름 프로세스를 주요 엔드투엔드 프로세스로 통합하는 것이 중요하며, 이러한 통합은 빠를수록 좋습니다. 그러나 이러한 노동 집약적인 작업에는 문서와 관련된 작업을 수행하는 모든 직원의 시간, 경험 및 지속적인 의사 소통이 필요합니다. 어느 정도 시스템은 해당 기능을 사용하여 이 프로세스의 속도를 높일 수 있습니다. 결과를 요약하고 평가하면 ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 및 Directum의 대부분이 핵심 요구 사항을 충족합니다.

전자 문서 관리 시스템을 만들기 위한 최신 플랫폼의 장점과 단점: "Delo", "Intertrust", "Optima-Workflow", "Documentum".

"사례" EDMS "Delo"의 장점

다양한 수준의 관리자용:

· 문서의 빠른 검색;

· 수명 주기의 모든 단계에서 문서의 이동을 추적합니다.

· 결의안 이행에 대한 효과적인 통제 및 보고;

· 문서 준비 및 승인 시간 단축;

· 초안 문서에 대한 편리한 작업;

· 요약 보고서 및 로그 수신;

· 권한 위임 가능성.

사무실, 사무국, 사무원 직원의 경우:

· 다양한 디렉토리의 광범위한 시스템을 사용하여 문서를 빠르고 편리하게 등록합니다.

· 결의안 이행 진행 상황을 모니터링합니다.

· 문서 및 프로젝트(RCPD)의 등록 카드(RC) 세부 정보를 사용하여 편리하고 빠른 검색;

· 문서 전송 로그, 내부 및 외부 파견 기록;

· 보고.

"DELO" 시스템의 단점은 다음과 같습니다.

1. 문서 경로를 그래픽으로 표시할 수 있는 수단이 없습니다.
2. 문서 등록 카드를 만들 때 그래픽 디자이너의 불편함;
3. 문서의 상태 및 진행 상황에 대한 그래픽 표현이 부족합니다.

"상호신뢰"

이는 다음과 같은 여러 가지 유익한 이점이 특징입니다.

1. - 작업 준비, 즉 설계자 기반 시스템을 개발하거나 모델링할 필요가 없으면 시스템을 즉시 사용할 수 있는 기회를 제공하여 시스템 구현의 위험을 줄이고 시간과 물질적 자원을 절약합니다. CompanyMedia의 모듈성, 즉 서로 다른 프로세스를 자동화하는 여러 개의 독립적이면서 동시에 상호 연결된 시스템으로 구성된 존재로 인해 필요한 프로세스를 선택하고 필요한 프로세스를 정확히 자동화할 수 있습니다. 다기능성, 즉 사무 업무뿐만 아니라 기타 여러 프로세스(CompanyMedia에는 ​​다양한 작업을 위해 설계된 10개 이상의 시스템이 포함되어 있음)를 자동화하는 기능을 통해 자동화의 범위를 확장할 수 있습니다.
2. - 특정 조직에 특정한 프로세스를 자동화하도록 시스템을 구성하거나 수정하는 기능. 이를 통해 회사 비즈니스의 세부 사항을 고려할 수 있을 뿐만 아니라 변화하는 요구 사항에 독립적으로 적응하여 시간을 절약할 수 있습니다. 그리고 돈;
3. - 확장성(나중에 시스템을 구현한 후 다른 CompanyMedia 시스템을 시스템에 연결하고 새 작업을 자동화하는 기능)을 통해 필요한 비즈니스 프로세스를 적시에 자동화하고 필요한 직원을 시스템에서 작업하도록 연결할 수 있습니다.
4. - 조합주의, 즉 지리적으로 분산된 구조(여러 지점, 서로 다른 시간대, 서로 다른 도시에 위치한 자회사)를 포함하여 복잡한(여러 부서, 부서 등)이 있는 회사에서 작동할 수 있는 시스템 기능을 통해 다음을 수행할 수 있습니다. 본사, 자회사 및 계열사 직원을 위해 업무에 연결합니다. 문서 작업을 하는 모든 회사 직원(본사, 지점 및 자회사 모두)을 연결하여 시스템에서 작업하고 회사가 채택한 업무 책임, 규정 및 절차를 준수하는지 엄격하게 모니터링함으로써 문서 흐름의 투명성과 비즈니스 프로세스가 증가하고 정보 흐름이 가속화되어 회사의 관리 효율성이 향상됩니다.
5. - 문서 및 지침의 실행을 제어하기 위해 시스템에 구현되는 기능, 즉 문서 및 지침을 실행해야 하는 시간, 실행에 참여해야 하는 사람 및 문서를 보유한 사람, 실행 단계(조정, 검토 등)를 추적하는 기능을 통해 문서의 현재 상태에 대한 정보 획득이 단순화되고 성능 규율이 향상됩니다.
6. - 직원의 직무에 따라 정보에 대한 접근 권한을 차별화하는 능력은 무단 접근으로부터 문서 흐름의 보안을 보장하여 정보 유출 가능성을 제거합니다.
7. - 법적으로 중요한 전자 문서 흐름을 생성하는 메커니즘이 있으면 완전히 종이 없는 문서 흐름으로 전환할 수 있습니다.
8. - 업무 책임에 따라 정보 작업의 특성을 반영하는 여러 유형의 작업(주로 문서 내용을 다루는 관리자 및 임원, 일반적으로 문서 세부 사항을 다루는 주제 전문가용)이 존재합니다. 직원, 즉 직원들이 전문적인 업무를 수행하는 데 필요한 정확한 기능을 시스템에 반영하면 다양한 분야의 전문가들이 CompanyMedia에서 편안하게 일할 수 있습니다.
9. - 다양한 운영 체제(Sun Solaris, Linux, Windows)와의 시스템 호환성으로 회사에 설치된 운영 체제로 작업할 수 있으며 새 운영 체제를 구입할 필요가 없으므로 구매 비용이 절약되고 종속되지 않습니다. 특정 장비 공급업체
10. - CompanyMedia를 기업에서 이미 사용하고 있는 다른 시스템(1C, SAP R3, Galaktika)과 통합하면 이들 시스템과 상호 작용하고 여기에 저장된 정보를 사용할 수 있습니다.
11. - 웹 브라우저를 통해 작업할 수 있는 기능을 통해 직원이 로컬에 문서를 설치하지 않은 경우에도(예: 출장 중이거나 휴가 중일 경우) CompanyMedia에 저장된 문서에 즉시 액세스할 수 있습니다. 들어오는 문서와 이에 대한 지침을 처리합니다.
12. - 시스템에서 전자 문서 작업에 대한 단일 표준을 지원하는 기능은 사무실 관리 기술, 문서 흐름 및 비즈니스 프로세스의 통일, 형식화 및 엄격한 규제를 보장합니다.
13. - 시스템의 신뢰성, 높은 "실패 허용성"을 통해 1년 365일 거의 하루 24시간 작동할 수 있습니다.

이 소프트웨어 제품의 단점 중 특히 눈에 띄는 점은 다음과 같습니다.

1. 모든 운영 체제가 시스템 워크스테이션을 지원하는 것은 아닙니다. 버전 3.6은 Windows 및 Linux를 지원하고 버전 4.0은 Mac OS도 지원합니다(일부 제한 사항 있음)
2. 웹 인터페이스는 IE(8 및 9), FireFox, Safari 및 Google Chrome 등 널리 사용되는 브라우저에 대해 구현됩니다.
3. 이 시스템은 다양한 회사의 특성에 맞게 조정될 수 있도록 설계되었습니다. 결과적으로 고객이 구현 중에 필요한 자격을 갖추지 못한 경우 제조업체 또는 파트너의 지원이 필요할 수 있습니다.
4. 이 시스템은 중소기업을 대상으로 하지 않습니다. 20개 미만의 일자리 수에 대한 구현은 효과적이지 않을 수 있음
5. EDMS의 모양과 기능은 특정 사용자에 맞게 맞춤화되며 해당 사용자의 비즈니스 역할에 따라 달라집니다. 최신 버전(4.0)의 인터페이스는 A. Lebedev의 디자인 스튜디오에서 개발되었으며 직관성과 단순함이 특징입니다. iOS 애플리케이션에는 기본 인터페이스가 있습니다.

"Optima-워크플로우"

시스템의 장점에는 문서 인벤토리에서 추가 스타일을 사용하고 문서 인벤토리 및 보기 영역에 이미지를 표시하는 기능이 포함됩니다. 로드된 문서 목록을 필터링할 수 있습니다. Optima WorkFlow는 문서 저널에 루브리케이터 설정과 문서 인벤토리에서 선택한 기록의 보기 영역 설정을 지원합니다. 주문 등록 카드의 사용자 정의가 작동합니다. 타사 웹 애플리케이션을 기본 창에 내장할 수 있습니다. IBM WebSphere MQ와 통합되어 있습니다. 보관 부서의 활동을 자동화하기 위해 특별한 보관 모듈이 개발되었습니다.

이 시스템은 직관적인 인터페이스를 가지고 있습니다. 시스템은 애플리케이션의 디자인 스타일을 구성하고, 문서 목록과 세부 정보 및 이미지 보기 영역을 표시하고, 문서 목록을 그리기 위한 스타일(글꼴, 채우기, 아이콘)을 적용합니다.

등록 카드 목록 필드의 편리한 검색, 필수 필드의 시각적 제어 기능, 단일 창에서 파일 작업, 연결 및 문서 이동 기능에 주목할 가치가 있습니다.

첨부파일로 작업하는 것이 편리합니다. 체크인 & 체크아웃 모드로 단일 창에서 온라인으로 작업이 진행됩니다. 문서 간의 엔드투엔드 관계가 트리로 시각화됩니다.

주문을 생성할 때 작업 카드를 디자인할 수 있습니다.

단점: 사용자는 새 저널, 문서 모음을 만들 수 없으며 설정이 데이터베이스에 저장되지 않습니다. 등록 카드에서는 도구 모음을 사용자 정의하거나 세부 정보 이름을 현지화할 수 없습니다. 카드 크기는 변경할 수 없습니다. 드래그 앤 드롭 메커니즘은 구현되지 않습니다. 통신용 카드를 선택하는 기본 인터페이스 기능은 없습니다. 또 다른 단점은 작업 생성 프로세스가 투명하지 않고 수행자에게 미리 알림을 설정할 수 없다는 것입니다.

직접 데이터베이스 쿼리를 사용하여 문서 로그에서 복잡한 검색 쿼리를 생성합니다. 문서 내용을 기반으로 전체 텍스트 검색이 수행되고 샘플 등록 카드를 사용한 검색이 수행됩니다(검색 템플릿을 구성할 필요 없음). 등록카드 정보를 이용하여 검색어를 입력할 수 있습니다. 오버레이 필터는 사용 가능한 모든 문서 로그에 적용됩니다.

시스템의 단점은 사용자 검색 템플릿을 저장할 수 없다는 것입니다. 문서등록카드 내역을 이용한 전문 검색은 되지 않습니다. 사용자는 검색 폴더나 복잡한 검색을 생성할 수 없습니다. 등록 카드 세부정보에 대한 전체 텍스트 검색은 없습니다.

이 시스템은 여러 회사의 OSH 유지 관리를 지원하며 구조가 명확하게 표시됩니다. 대체 기능이 구현됩니다(영구/임시 대체). 첫 글자로 검색이 실행됩니다. 항목은 지정된 순서로 정렬될 수 있습니다. 디렉토리 작성, 계층적 디렉토리 생성, 디렉토리 항목의 유효 기간 설정은 매우 간단합니다.

등록 카드 템플릿 디자이너가 있으며 크기, 배경, 북마크, 필드, 글꼴을 사용자 정의하고 등록 카드 이벤트를 기반으로 스크립트 스크립트를 사용합니다.

단점: 디렉토리 기록을 유지할 가능성이 없으며 대체에 대한 미러 정보가 없습니다. 부서 및 직원에 대한 정보는 최소한입니다. 유형이 지정된 디렉터리를 생성하거나 디렉터리 기록을 유지하거나 디렉터리 항목을 지역화할 수 없습니다. 스크립트 코드의 구문 검사 기능이 없으며 라디오 버튼 유형 필드도 없습니다.

"다큐멘텀"

Directum 시스템의 기능적 이점에는 확장된 비즈니스 솔루션 카탈로그만이 포함되지 않습니다. 직장에서 매일 사용하는 기능 중에서 편리한 알림, 번호 매기기 구성 기능, 바코드 태그 작업 기능을 강조할 수 있습니다. 첨부 파일 미리보기, 파일 저장소, 기본 구성에 포함된 완성된 참고서의 다양한 선택, 문서 작성을 위한 대화형 마법사가 있습니다.

이 EDMS의 부정적인 측면: 문서 인벤토리 및 검색 결과에 개체가 페이지별로 표시되지 않고 문서 인벤토리에서 추가 스타일을 사용할 수 없다는 점입니다.

이러한 기능은 Docsvision에서 구현됩니다. 모든 웹 페이지와 사용자 정의 보고서는 기본 애플리케이션 창 안에 표시됩니다. 보관된 문서는 별도의 데이터베이스 테이블로 이동됩니다. 시스템 사용자는 인증 옵션을 선택할 수 있습니다. 등록 카드의 XML 설명에 XSLT 변환이 적용됩니다.

Directum 시스템의 모든 작동 모드 인터페이스는 통합되어 있으며 문서 및 작업 처리 규칙을 구성할 수 있습니다. 교체 모드에서 시스템은 정보 내용을 유지합니다. 온라인으로 파일 작업이 가능합니다. 별도의 파일에 대한 액세스 권한이 배포되며 각각에 대해 설명되어 있습니다. 문서 흐름 프로세스의 투명성도 확인할 수 있습니다. MS Outlook 달력에 작업이 추가됩니다. 시스템의 장점은 사용자 정의 가능한 검색 템플릿과 목록 열별 편리한 필터링 메커니즘입니다.

그러나 여러 가지 단점도 있습니다. 즉, Win32에서는 요소를 페이지 단위로 표시할 가능성이 없습니다. 최소한의 시각 효과 설정. 세부사항 이름을 다른 언어로 현지화하는 것은 불가능합니다. 카드 크기는 변경할 수 없습니다. 전자 문서 간의 링크를 생성할 때 링크를 설명하는 설명을 추가할 수 없습니다. 인터페이스가 과부하되었습니다.

시스템의 장점은 문서 전체 텍스트 검색 및 등록 카드(RC) 세부 정보를 사용할 수 있다는 것입니다. 검색 템플릿은 카자흐스탄 공화국의 세부 사항에 따라 구성될 수 있습니다. 열 값을 기반으로 하는 문서 인벤토리 필터가 있습니다. 검색 템플릿 설정을 위한 편리한 기능입니다. 검색 폴더를 생성할 수 있습니다.

부정적인 특성: 맞춤형 검색에 대한 접근 권한을 배포하는 것이 불가능합니다. 웹 클라이언트에 구성된 검색이 없습니다. 복잡한 검색 쿼리를 생성하는 기능이 없고, 문서 인벤토리 및 검색 결과에 개체가 페이지별로 표시되지 않으며, 문서 인벤토리에 추가 스타일이 적용되지 않습니다.

이 시스템을 사용하면 여러 회사의 조직 구조를 동시에 유지할 수 있습니다. 부서 및 직원에 대한 상세 정보가 제공되며 확장 가능합니다. 교체가 필요한 경우(전체 또는 보조) "inbox/outbox" 폴더가 자동으로 생성됩니다. 하위 문자열 필터 및 실행 중인 검색이 작동합니다.

단점: ORS 표시가 명확하지 않고 요소를 특정 순서로 정렬할 가능성이 없으며 디렉터리를 만들고 채우는 것이 어렵고 디렉터리 항목을 현지화할 수 없습니다. 카자흐스탄 공화국의 모습과 행동에 대한 최소한의 설정입니다.

• 문서 교환 시간 대폭 단축 - 전자 문서가 거의 즉시 전송됩니다.
• 들어오는 문서를 정보 시스템에 입력하는 시간을 줄입니다.
• 입력 오류 수를 줄입니다.
• 소모품, 우송료 및 택배 비용을 절약합니다.
• 종이 아카이브를 유지할 필요가 없으며 문서가 손실되지 않습니다.

종이 문서 관리와 전자 문서 관리의 차이점
상품(제품)을 판매하고 구매하는 비즈니스 프로세스의 예를 사용하여

판매

	종이문서 교환	전자 형식의 문서 교환("1C:Enterprise 8" 및 "1C-Takskom"의 예 사용)
상대방에 관한 데이터	상대방 세부정보 입력	상대방 세부정보 입력
회계에 문서 반영	1. 기본 문서 입력 2. 프린터로 인쇄하기	1. 기본 문서 입력
	3. 자필 서명 4. 조직 인감	2. 전자서명의 형성
상대방에게 이전	5. 발송서류 등록	디지털 서명이 포함된 전자 문서를 전송하고 발신 기록부에 저장하는 작업이 자동으로 수행됩니다.
	7. 방문접수 또는 우편접수(택배) 8. 수신된 사본의 서명 확인 9. 접수서류 등록	상대방의 전자서명으로부터 전자확인을 받아 상대방의 전자서명을 자동으로 확인하여 수신등록부에 자동으로 저장하는 일
원본을 아카이브에 저장	10. 원본 폴더에 서명, 날인하여 제출

인수

	종이문서 교환	1C:Enterprise 8에서 전자적으로 문서 교환
상대방에 관한 데이터	상대방 세부정보 입력	상대방 세부정보 입력 "전자문서 이용에 관한 동의서" 작성
상대방 비자가 포함된 서류 수령	1. 방문접수 또는 우편접수(택배) 2. 수신된 사본의 서명 확인 3. 접수서류 등록	상대방의 전자서명이 포함된 전자문서의 수신, 상대방의 전자서명 자동검증, 수신기록부 저장이 자동으로 이루어짐
책임자의 승인	4. 자필 서명 5. 조직 인감	1. 전자서명의 형성
상대방에게 이전	6. 직접배달 또는 우편(택배)으로 발송 7. 발송서류 등록	디지털 서명이 포함된 전자 확인을 보내고 이를 보내는 레지스트리에 자동으로 저장합니다.
회계에의 반영	8. 기본 문서 입력	데이터 입력이 자동으로 발생합니다. 2. 수신자 측의 누락된 데이터를 수동으로 입력하는 경우
원본을 아카이브에 저장	9. 원본 폴더에 서명, 날인하여 제출	아카이브 생성이 자동으로 발생합니다.