내부 문서 흐름과 외부 문서 흐름을 연결합니다. 조직의 문서 흐름에 관한 규정

EOS 제품을 기반으로 다양한 외부 문서 흐름 방식을 전자적 형태로 구현하는 것이 가능합니다.

원격 부서, 외부 계약자 및 영구 계약자와의 상호 작용

원격 부서, 외부 계약자 및 조직과 지속적으로 상호 작용하는 계약자를 위한 시스템에 대한 액세스를 구성할 수 있습니다.

  • "DELO" 시스템 - 인터넷에 연결된 모든 컴퓨터에서 EDMS에 대한 액세스를 제공하는 "DELO-WEB" 하위 시스템을 사용합니다. 유연한 액세스 권한 구성을 통해 EDMS "DELO"에 저장된 내부 정보에 대한 원격 사용자의 액세스를 제한할 수 있습니다.

    SharePoint 시스템용 EOS를 기반으로 - 제3자 계약자를 위한 폐쇄형 웹 포털을 생성하고 문서 승인 및 제공 프로세스를 자동화합니다. 이 시스템을 사용하면 하나의 포털에서 내부 및 외부 문서 흐름을 모두 구성할 수 있으며 사용자 그룹과 개인의 액세스 권한을 유연하게 제한할 수 있습니다.

외부 EDMS와의 상호 작용

  • EDI 운영자와의 통합을 통해 문서의 전자 교환을 통합합니다. 연결된 거래 서비스와 사용하는 EDMS에 관계없이 원하는 수의 거래 당사자와 전자 형식으로 상호 작용을 구성할 수 있습니다.

EDI 서비스와의 통합은 고객 및 공급업체와 문서(계약서, 행위, 송장, 송장, 서신 등)를 교환하기 위한 비즈니스 프로세스에 사용되며 배송 시간과 비용을 줄이고 종이 보관을 최소화할 수 있습니다. 서비스는 문서 송/수신 사실을 자동으로 기록합니다.

  • 전자 서명(ES)을 사용하는 제3자 조직과의 법적으로 중요한 전자 문서 흐름입니다.
  • "Electronic Interaction Server"(EES) 옵션을 사용하여 문서 관리 시스템과 상호 작용합니다. 많은 양의 문서를 교환하는 기업에 적합합니다. 이 옵션은 전자 문서 교환을 자동화하고 문서 흐름에 참여하는 조직에서 처리의 투명성을 보장합니다.

SEV 옵션의 특징

  • 다른 조직으로부터 문서 자동 수신;
  • 수신된 문서의 반복을 자동으로 확인합니다.
  • CMEA를 통해 받은 문서를 EDMS에 자동 등록합니다.
  • 자동 연결;
  • 자동 파견;
  • 진행 및 실행에 대한 정보 자동 생성;
  • 문서 수신자로부터 보고서 자동 수신;
  • 교환 규칙의 유연한 구성.
2017년 1월 10일 오전 11:44

의견: Pavel Vorobiev, Alexander Lymar

전문가: 알렉산더 발레예프

일반적인 문제는 회사에서 EDI를 구현했지만 문서 흐름을 위한 인건비가 줄어들 뿐만 아니라 오히려 증가했다는 것입니다. 여기서 프로세스는 엔드투엔드(end-to-end)여야 한다는 이해가 발생합니다. 우리 전문가들은 이것이 EDI 프로젝트에서 어떻게 구현되어야 하는지 알려줍니다.

문제를 이해해보자

예를 들어 보겠습니다. 전자 문서(ED)는 종이 문서 흐름과 마찬가지로 수신 송장을 기반으로 회계 시스템에서 생성됩니다. 판매의 기초는 "상품 및 서비스 판매" 디렉토리의 데이터입니다. 이전에는 생성된 문서를 인쇄하는 것으로 충분했다면 이제 EDF 서비스로 전송하기만 하면 됩니다. 따라서 판매를 할 때 회계 시스템에서 지속적으로 문서를 작성하고 작성한 다음 EDF 운영자의 웹 클라이언트에서 동일한 작업을 반복해야 합니다. 모든 운영 및 회계 기록이 여기에 유지되므로 회계 시스템을 포기하는 것은 선택 사항이 아닙니다.

알렉산더 발레예프,

상대방과의 전자 교환을 위한 송장은 .xml 형식으로 사용됩니다. 즉, 이러한 문서는 구조화되어 있습니다. 조직 내에서 이들과의 작업은 주로 회계 또는 ERP 시스템(예: 1C, SAP)에서 이루어집니다. 이러한 시스템의 경우 시장에서는 일반적으로 회계 시스템과 EDF 운영자 서비스를 직접 통합하기 위한 솔루션을 제공합니다. 이 경우 EDMS용 직접 통합 솔루션의 기능으로 충분할 때가 많습니다. 문서는 ED를 기반으로 카드가 생성되는 회계 시스템에 즉시 입력됩니다.

이 과정에서 업종에 따라 추가적인 정보시스템(이하 IS)이 활용될 수도 있다. 일반적으로 회사의 핵심 비즈니스 프로세스를 제공합니다. 예를 들어 에너지 판매 회사의 소매 또는 청구 시스템의 EDI입니다. 이러한 시스템에는 구조화된 문서로부터 충분한 데이터가 있을 수 있으며 ES가 포함된 원본 ED가 필요하지 않습니다.

파벨 보로비예프,
Wildberries의 Synerdocs 구현을 위한 프로젝트 관리자

우리는 전자 문서를 그대로 가져갈 수 없었고 구현을 시작할 수 없었습니다. 전자 문서의 내부 라우팅이 필요했는데 이 경우 직접 통합만으로는 충분하지 않았습니다. 예를 들어, 완료된 작업에 대한 수신 보고서를 회계 시스템에 입력하고 이에 대한 작업 비용을 지불하기 전에 관심 있는 두 명의 직원과 이에 동의해야 합니다. 이 경우 통합 솔루션뿐만 아니라 방법론적 규칙에 대한 본격적인 연구와 개발이 필요했습니다.

전자 형식으로 상대방과 교환하기 위한 계약, 신청서, 사양, 대리인 보고서, 서신 및 기타 유사한 문서는 일반적으로 구조화되지 않으며 다양한 형식으로 사용됩니다. 이러한 문서 작업은 반드시 회사의 일부 비즈니스 프로세스와 연결되어 있으며 팀워크가 필요한 경우가 많습니다. 여기에는 회사 내 문서 라우팅, 문서에 대한 직원 액세스 구성, 저장 및 기타 작업이 포함될 수 있습니다.

솔루션을 살펴보겠습니다.

알렉산더 발레예프,
Synerdocs의 프로젝트 관리자

회사 내에서 상대방과 전자적으로 교환되는 문서로 공동 작업을 구성해야 하는 경우 자동화 또는 프로세스 구조 조정이라는 두 가지 솔루션 옵션이 있습니다.

자동화는 회사에 ECM 시스템과 같은 추가 도구를 도입하고 회사 내에서 전자 문서를 라우팅하는 데 사용하는 것을 의미합니다. 또는 동일한 목적으로 기업 IP를 EDF 운영자의 서비스와 통합할 수 있습니다.

본질적으로 내부 전자 문서 흐름을 구성할 필요가 없도록 비즈니스 프로세스 자체를 변경할 수도 있습니다. 예를 들어, 들어오는 문서는 서명을 위해 담당 직원에게 즉시 전송되며 해당 직원은 이러한 문서에 대한 결정도 내립니다. 회사의 기존 솔루션, 설정, IS 역량이 충분하도록 비즈니스 프로세스를 조정하는 것도 가능합니다.

일반적으로 프로세스 통합에는 여러 가지 옵션이 있습니다.

  1. EDI 웹 서비스. 일반적으로 외부 문서 트래픽이 적은 회사에 적합하며 기본 기능은 전자 문서 수신 및 전송과 디지털 서명 작업입니다. 그러나 이제 많은 운영자가 웹 클라이언트에서 내부 전자 문서 흐름의 간단한 기능(문서 승인 및 기본 라우팅, 간단한 액세스 권한, 고급 검색 등)을 제공하고 있습니다.
  2. 회계 시스템(ERP)과 직접 통합됩니다. 외부 EDI용 통합 솔루션의 주요 기능은 다음과 같습니다: EDI 운영자 서비스와 전자 문서 교환, 공식화된(연방 세금 서비스 형식에 따른) 문서 준비 및 처리, 디지털 서명 작업, 교환 규정 지원 전자 문서. EDI 운영자의 웹 클라이언트와 유사한 내부 EDI의 간단한 기능이 이러한 통합 솔루션에 제공되거나 회계 시스템 자체에 내부 EDI 기능이 포함될 수 있습니다(그러나 실제로는 거의 사용되지 않음).
  3. ECM 시스템과 통합. 이러한 솔루션은 외부 및 내부 EDI에 필요한 모든 기능을 갖추고 있지만 주로 구조화되지 않은 문서(EDI 운영자의 관점에서 볼 때 이는 일반적으로 비정형화된 문서임)를 사용하는 ECM 시스템에서 작동하며 외부 EDI의 ED 트래픽은 주로 공식화된 문서(송장)로 구성됩니다. 연방 세금 서비스 형식에 따른 기본). ECM 시스템은 또한 DIRECTUM의 "통합 재무 및 회계 문서 흐름" 비즈니스 솔루션과 같이 공식 문서 작업을 위한 솔루션을 제공합니다.

다른 옵션도 있지만 훨씬 덜 자주 사용됩니다. 또한 회사는 EDF 사업자 서비스의 API를 활용하여 필요한 솔루션을 독립적으로 개발할 수도 있습니다.

알렉산더 라이마르,
Nokian Tires의 Synerdocs 구현 프로젝트 관리자

Nokian Tires 내에서 계약 문서 작업을 구성하기 위해 1C-Oracle-DIRECTUM 번들이 사용됩니다. EDI로 전환하기 전에는 이러한 문서에 대한 모든 공동 작업이 종이로 수행되었지만 ECM 시스템의 통제를 받았습니다.

계약 문서의 내부 전자 문서 관리가 더욱 발전함에 따라 자동화 작업은 기업 IS와 EDF 운영자의 서비스를 통합하는 것으로 축소되었습니다. 즉, 회사 내 End-to-End 프로세스의 문제는 대부분 EDMS 구현 단계에서 해결되었습니다.

얼마 전 저는 고객 중 한 명을 위해 전자 문서 관리를 구현하고 있었습니다. 그 과정에서 나는 많은 개념을 설명하고 그것이 무엇인지, 이러한 유형의 시스템이 어떻게 작동하는지 설명해야 했습니다. 그 후에야 그는 내 제안의 본질을 이해하고 작업 계획을 승인할 수 있었습니다. 토론 중에 나는 이 주제에 대해 광범위한 독자를 위해 간단한 언어로 쓰여진 것이 거의 없다는 것을 깨달았습니다. 늘 그렇듯이, 나는 이 개념을 간단한 언어로 설명하려고 노력할 것입니다.


문서 흐름에는 내부(EDMS)와 외부(VEDO)라는 두 가지 유형이 있다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 러시아에서는 EDI라고 부르는 것이 관례이지만, 원칙적으로 러시아 연방에서는 이러한 개념이 분리되어 있기 때문에 VEDO와 SED라고 부르는 것이 더 정확하다고 생각합니다. 즉, 상대방과의 교환을 위한 시스템을 찾고 있다면 EDI를 찾고, 내부 문서 흐름을 원한다면 EDMS를 찾아야 합니다.

이 기사에서는 회사와 상대방 간의 외부 전자 문서 흐름에 대해 이야기하고 싶습니다. 내부 전자 문서 관리 시스템은 한 회사의 부서 간에 문서를 교환하는 데 사용되며 약간 다른 요구 사항이 적용됩니다. 그러나 여기서는 고려하지 않겠습니다.

전자문서관리가 필요한 이유는 무엇인가요?

전자 문서 관리는 모든 유형의 비즈니스 활동에 사용되는 기존 종이 문서에 대한 현대적이고 편리한 대안입니다.


전통적인 문서 흐름은 지속적인 시간 지연과 관련이 있습니다. 고객과 협력을 시작하려면 송장, 종종 계약서, 서명된 송장, 수행한 작업 증명서 등이 필요합니다. 이 모든 서류는 승인되었으며 인쇄, 서명 및 봉인되었습니다. 그 후에는 이를 비즈니스 파트너에게 양도해야 하며, 그곳에서도 승인 및 서명 과정을 거치게 됩니다.


다음으로 서명이 있는 문서를 스캔하여 이메일로 보냅니다. 그 후 원본은 택배, 직원 또는 일반 우편으로 발송됩니다. 이 모든 작업에는 상당한 시간이 걸리며 때로는 종이 문서가 손실되어 수정이 필요합니다(이로 인해 문서 수신 프로세스가 더욱 느려집니다). 그리고 방 전체가 보관을 위해 할당되는 경우가 많습니다. 결과적으로 비즈니스는 많은 불편을 겪고, 거래 체결이 지연되고, 회계 문제가 발생합니다. 보고 기간이 끝난 후에도 서류가 여전히 "운송 중"에 있기 때문입니다. 그리고 당사자 중 한 명이 서명한 후 계약서에서 논란의 여지가 있는 조항이 확인되거나 회계 문서에서 오류가 발견되면 올바른 종이 문서를 얻는 과정이 훨씬 더 길어지며 때로는 몇 달이 걸릴 수도 있습니다.


전자 문서 관리를 사용하면 이러한 모든 불편함을 없앨 수 있습니다.

  • 모든 문서는 디지털 서명을 사용하여 전자적으로 "서명"됩니다. 빠르고 쉽습니다.
  • 종이 사본을 얻으려면 사본을 인쇄하면 됩니다. 관심 있는 당사자는 서신이나 택배를 오래 기다리지 않고 즉시 모든 문서를 받을 수 있습니다.
  • 계약 체결 및 협력 완료 확인(송장 및 행위)은 직원 측의 지체 및 추가 노력 없이 이루어집니다.
  • 인적 요소가 비즈니스에 미치는 영향이 줄어듭니다. 문서가 손실되지 않고 오류가 단시간에 수정됩니다.
  • 여러 개의 종이 문서를 저장하기 위해 유용한 공간을 할당할 필요가 없습니다.

또한, 전자문서 관리를 통해 국가에 대한 사업보고 문제를 해결할 수 있습니다. 기존에는 종이로만 서류를 접수해 회사 직원들이 세무서까지 오랜 시간 이동하고, 조사관을 만나기 위해 줄을 섰고, 조사관들은 신고 내용의 정확성과 정확성을 확인하기 위해 많은 서류를 처리해야 했다. 공통 데이터베이스에 데이터를 입력합니다.


이제 이러한 모든 문제는 전자 문서 관리를 통해 해결할 수도 있습니다. 세무 서비스는 전자 형식으로 엄격하게 정해진 형식의 보고서 및 문서를 허용한다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 다른 형식은 허용되지 않습니다. 따라서 전자 문서 관리를 구현할 때에는 회사 내부 문서의 형식을 확인하고, 필요한 경우 문서 템플릿을 적절하게 조정하는 것이 좋습니다.


첫 번째 단계에서 주정부는 세금 신고서를 전자적으로 접수하기 시작했습니다. 그 기술은 성공한 것으로 드러났다. 그리고 최근에는 모든 서류도 전자적으로 접수됩니다.

전자문서관리는 무엇으로 구성되나요?

이러한 유형의 문서 흐름에는 4개의 당사자가 관련되어 있습니다.

  1. 상품 또는 서비스 공급업체. 전자 문서를 생성하는 당사자입니다.
  2. 구매자 또는 클라이언트. 전자문서를 수신하는 당사자입니다.
  3. 문서 교환을 위한 전자 플랫폼과 전자 문서 관리 구성을 위한 서비스를 제공하는 벤더 회사입니다.
  4. 상태. 공급업체가 기록된 거래 및 실행된 문서에 대한 데이터를 전송하는 정부 기관입니다.

실제로 구현되는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 상품 또는 서비스 공급업체는 자체 회계 시스템에서 전자 문서를 생성하거나 공급업체가 제공하는 서비스에서 직접 생성합니다.
  2. 서비스 내의 문서는 수신 회사로 즉시 전송되며, 수신 회사는 서비스에서 직접 또는 서비스에 연결된 자체 프로그램을 통해 문서를 수신합니다.
  3. 플랫폼은 문서에 대한 데이터를 기록합니다.
  4. 수령인이 "서명"(확인)한 후 문서 데이터가 세무서로 전송됩니다.

따라서 문서를 보내고받는 사실이 자동으로 기록됩니다. 회사 직원, 택배 또는 우편 서비스를 통해 전달되는 문서가 담긴 종이 패키지와 달리 전자적으로 문서를 받지 않거나 분실하는 것은 불가능합니다. 전자 시스템에서 문서가 적시에 수신되었다는 사실은 자동으로 기록되며, 이 데이터는 법정에서라도 분쟁이 발생할 경우 사용할 수 있습니다.


또한 양측이 서명한 문서에 대한 정보는 자동으로 세무 당국에 전송되어 회계 오류, 종이 사본 분실 또는 일부 거래가 보고서에 포함되지 않을 가능성을 줄여 향후 발생할 수 있는 벌금 및 기타 문제를 제거합니다. 인적 요소와 관련된 세무 당국은 종이 문서 관리를 사용할 때 매우 일반적입니다.


종이 문서 흐름에서는 회사 관리자가 각 문서의 적시 수신을 통제하기가 어렵습니다. 대부분의 경우 이러한 문제는 회계사, 택배사 및 영업 관리자 수준에서 해결됩니다. 결과적으로 보고 기간이 끝나기 전에 종이 원본이 항상 회계사에게 전달되는 것은 아닙니다. 이를 확인하면 벌금 및 기타 문제가 발생할 수 있습니다.


전자문서 관리의 경우:

  • 원본 문서는 즉시 전달됩니다. 우편 요금, 택배 또는 관리자가 필요하지 않습니다. 지연이나 관련 문제가 없습니다.
  • 회사의 장은 언제든지 문서가 정확히 언제 송수신되었는지 확인할 수 있습니다. 그리고 중요한 문서가 부족하여 문제가 발생한 경우 직원은 자신의 실수에 대한 책임을 "메일 성능 저하" 및 기타 외부 요인으로 전환할 기회가 없습니다. 회사 직원들은 이것을 스스로 이해합니다. 따라서 본 시스템 시행 이후 문서 송/수신 시 지연 및 문제가 발생하는 경우는 극히 드뭅니다.

전자 문서 관리를 통해 협력을 구현하려면 양 당사자가 일부 문서 관리 플랫폼에 연결된 소프트웨어를 사용해야 합니다. 또는 선택적으로 한쪽 또는 양쪽 모두 문서 전송 및 수신 서비스에서 직접 작업할 수 있습니다.

전자 서명

문서의 전자 교환을 조직하려면 높은 수준의 보안과 보호가 필요합니다. 모든 전자 문서 관리 서비스는 보안 연결, 데이터 암호화를 사용하고 전자 디지털 서명을 사용하여 전송되는 문서의 진위 여부를 확인합니다.


디지털 서명은 사용자 인증서 및 전자 문서의 데이터를 수학적으로 처리하여 고유한 디지털 코드를 생성하는 특수 "전자 키"입니다. 공용 인증서는 서명을 확인하고 확인하는 데 사용됩니다. 그리고 생성(서명)의 경우 - 사용자의 개인 기밀 "키"입니다.

문서 흐름 플랫폼(서비스)

오늘날 문서 관리 서비스를 제공하는 다양한 플랫폼이 있습니다. 여기에는 Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok 등이 있습니다. 모두 거의 동일한 기능을 수행합니다.

  • 사용자로부터 전자문서를 수신합니다.
  • 수신자가 다른 서비스를 사용하는 경우 자신의 계정으로 수신자에게 전송되거나 지정된 시스템으로 전송됩니다.
  • 문서 및 발송물에 대한 데이터를 기록합니다.

회사에 맞는 시스템을 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 사항은 고객의 선호도입니다. 여기서는 중요한 클라이언트와 동일한 시스템에서 작업하거나 서비스가 시스템과 클라이언트가 사용하는 유사한 플랫폼 간에 통합(데이터 교환)할 수 있는 기능을 갖추고 있어야 합니다.


어떤 경우에는 구매자가 귀하에게 편리한 플랫폼으로 작업을 시작하도록 설득할 수 있습니다. 그러나 특히 대규모 소매 체인 및 기업과 협력을 시작할 때 이미 오래 전에 선택했으며 협력 조건 중 하나는 특정 전자 문서 관리 플랫폼을 사용할 수 있는 능력입니다.

VEDO와 EDI 시스템: 차이점은 무엇입니까?

문서 관리 시스템을 선택할 때 많은 사용자는 자신을 VEDO로 포지셔닝하지 않는 시스템을 접하게 됩니다. "전자 문서 관리"이지만 EDI(소매용 문서 흐름)로 사용됩니다.


EDI 시스템은 전자 문서 관리의 특별한 경우입니다. 이들은 거래 파트너 또는 유통 네트워크 부서와의 데이터 교환에 중점을 둡니다. 일반적으로 모든 유형의 법적으로 중요한 문서가 문서 흐름을 통해 수행되는 경우 여기서는 무역 운영에 필요한 법적으로 중요한 문서를 포함하여 조직 간의 상업 정보의 신속한 교환이 구현됩니다.


기존의 전자 문서 관리를 사용하면 당사자에게 편리한 형식으로 모든 유형의 문서를 사용할 수 있습니다. EDI를 사용할 때 가능한 문서 목록과 형식이 엄격하게 규제됩니다. 회사 내부 형식으로 문서를 생성하고 전송할 수 있는 방법이 없거나, 거래 업무와 직접적인 관련이 없는 문서는 없습니다. 다음 기사 중 하나에서 EDI가 어떻게 작동하는지, 무역에서만 사용되는 이유, 장점이 무엇인지에 대해 이야기하겠습니다.

1C 및 기타 회계 시스템과 통합

전자 문서 관리를 효과적으로 운영하려면 선택한 플랫폼이 회계 시스템과의 통합을 지원하는 것이 매우 중요합니다.


이것이 필요한 이유:

  • 회사 직원은 기업 회계 시스템에서 문서를 작성합니다.
  • 생성 후 문서는 서명을 위해 시스템 내에서 관리자 또는 회계사에게 자동으로 전송됩니다.
  • 관리자가 확인하고 확인한 문서는 왜곡이나 수동 데이터 입력 없이 제출되어야 합니다. 전자문서 관리 서비스의 추가 시간 비용 및 오류 발생 가능성;
  • 올바르게 구현되면 데이터 전송이 자동으로 발생합니다. “문서전송” 버튼을 클릭하면 자동으로 전자문서관리시스템에서 요구하는 양식으로 변환되어 서비스로 전송되며, 여기서 문서가 기록되어 수신자에게 전송됩니다.

귀하의 회계 시스템에는 귀하의 전문가가 회계 프로그램에 필요한 추가 기능을 구현할 수 있는 기반으로 서비스 측면에서 기성 솔루션이 있는 것이 매우 중요합니다. 그러한 솔루션이 없다면 직접 구현하지 않는 것이 좋습니다. 이는 매우 노동 집약적이고 복잡한 프로세스입니다. 문서 관리 서비스는 디지털 서명과 복잡한 암호화 시스템을 사용합니다. 따라서 프로그래머의 모든 노력에도 불구하고 원하는 결과를 얻을 것이라는 보장은 없습니다. 적합한 통합 옵션을 찾을 수 있는 다른 플랫폼을 선택하는 것이 좋습니다.

서비스 비용

문서 관리 서비스는 일반적으로 서비스에 대한 연결을 무료로 제공합니다. 서류 발송에는 수수료가 부과됩니다. 어떤 경우에는 전송된 각 문서에 대해 고정 가격이 적용됩니다. 어딘가에서 패키지로 서비스를 구입할 수 있습니다. 한 금액은 문서 100개에 대한 것이고, 다른 금액은 월 1000개에 대한 것입니다.


이 문제도 현명하게 접근해야 합니다. 한편, 선택하는 패키지가 클수록 문서 하나를 보내는 데 드는 비용이 낮아집니다. 반면, 문서 흐름이 월별 100개 문서를 초과하지 않는 경우 300개, 500개 또는 1000개 문서 패키지에 대한 비용을 지불하는 것은 의미가 없습니다.

자주하는 질문

모든 서류를 전자적으로 보내야 합니까?


아니요. 전자 문서 관리를 사용하면 이 방법으로 보내기에 가장 편리한 문서만 보낼 수 있습니다. 일반적으로 이는 완료된 작업, 세금 계산서, 때로는 계약 등입니다. 그것은 모두 귀하의 필요와 편의에 달려 있습니다.


배송비는 문서당인가요, 페이지당인가요?


비용을 지불하면 시스템에 문서 전송이 기록됩니다. 문서에 여러 페이지가 있더라도 청구 가능 단위는 1개로 계산됩니다.


얼마나 안전합니까?


전자문서관리는 완벽하게 안전합니다. 또한, 서비스를 제공하는 서비스는 보안 확보에 대한 책임을 집니다. 이를 위해 디지털 서명, 데이터 암호화 및 보안 통신 채널이 사용됩니다. 보안 수준은 일반적인 은행-클라이언트 서비스와 거의 동일합니다.


1C를 설치하면 모든 사용자가 전자문서 관리에 접근할 수 있나요?


아니요. 회계 시스템 자체의 접근 권한을 제한하는 것 외에도 전자 문서 작업의 경우 한 컴퓨터에서 한 세션으로 연결이 제한됩니다. 다른 컴퓨터에서 접속하려면 모든 비밀번호와 기타 보안 방법을 사용하여 처음부터 연결해야 합니다.


전자서명 및 유료서비스 연결 없이 전자문서관리를 이용할 수 있나요?


아니요. 귀하의 문서관리가 법적 구속력을 갖기 위해서는 정부가 인증한 문서관리 서비스에 서명하고 이용하셔야 합니다. 물론 전자 서명 없이 모든 채널, 어떤 방법으로든 고객에게 문서를 보낼 수 있습니다. 그러나 문서 흐름으로 간주되지는 않습니다. 이는 참고용 사본에 지나지 않습니다. 이 경우 항상 종이 원본으로 확인해야 합니다.


전자문서관리 이용이 그렇게 어렵나요?


연결 단계에서만 어려움이 발생할 수 있습니다. 그러나 일반적으로 이 문제를 해결하기 위해 전문가가 투입됩니다. 사용과정 자체가 간단하고 편리합니다. 관리자(책임자)가 문서를 확인한 후 '서명' 및 '보내기' 버튼을 누릅니다. 저것들. 이메일로 스캔을 교환할 때보다 문서를 보내는 것이 훨씬 쉬워집니다.


내 고객이 내가 사용하는 플랫폼을 사용하지 않으면 어떻게 되나요?


두 가지 옵션이 있습니다. 예를 들어 귀하의 비용으로 상대방을 귀하의 사이트에 연결할 수 있습니다. 또는 전자 문서 관리 시스템 간의 통합 가능성이 있는지 확인할 수 있습니다. 그렇다면 이 서비스를 이용해보세요. 그런 다음 문서는 다음 구성표에 따라 전송됩니다. 귀하로부터 귀하의 시스템으로, 그런 다음 수신자의 시스템으로, 그리고 마지막으로 개인적으로 수신자에게. 이는 문서 수신 속도나 시스템 사용의 복잡성에 영향을 미치지 않습니다.


업데이트: 많은 고민 끝에 EDI(외부 전자 문서 관리)라는 용어를 도입하기로 결정했습니다. EDI는 더 넓은 개념이기 때문입니다.

태그:

  • 베도
  • 전자문서관리
태그 추가

전자 문서 관리는 등록 및 인증 요구 사항을 준수하면서 전자 관리 문서(수신, 발신 및 내부) 작업의 기본 프로세스를 보장하는 전체적이고 포괄적인 관리 기술이어야 합니다.

관리를 위한 문서 지원 구성의 관점에서 전자 문서 관리 요소의 구현 및 사용을 구성하는 두 가지 수준, 즉 조직 내 문서 흐름과 조직 외부 커뮤니케이션을 구분할 수 있습니다.

내부 전자 문서 관리 사용을 구성할 때 모든 조직은 다음과 같은 질문에 직면합니다.

전자 문서를 생성하고 저장하는 형식은 무엇입니까?

전자 문서 사용을 기존 사무 및 문서 흐름 요소와 결합하는 방법.

조직 간 문서의 전자 교환에 대한 필요성은 실제로 단순화된 옵션부터 복잡한 기술까지 외부 커뮤니케이션에서 기존 문서 관리 요소와 전자 문서 관리 요소를 결합하기 위한 다양한 옵션의 존재로 이어집니다.

외부 전자 문서 관리를 위한 복잡한 기술은 기업 시스템에 문서 등록과 파일 입력을 결합하여 수신자에게 이메일로 전송하고, 이메일로 받은 문서를 기업 시스템에 등록하는 절차를 자동화합니다. 문서를 받는 조직은 또한 EDS를 포함한 암호화 보호 수단의 사용을 보장합니다. 외부 전자 문서 관리에 디지털 서명을 사용할 때 다음 사항에 주의하는 것이 중요합니다.

디지털 서명을 사용할 조직 내 개인 목록을 결정합니다.

특정 암호화 패키지를 선택하고 키 인증 문제를 해결하세요.

상호 연결된 문서 흐름 기술의 프레임워크 내에서 두 개 이상의 기업 시스템의 상호 작용에는 다양한 복잡성의 여러 문제를 해결하는 것이 포함됩니다. 가장 복잡한 문제는 본질적으로 주로 기술적이며, 한편으로는 여러 조직 및 부서의 기업 시스템 상호 작용을 보장하고, 다른 한편으로는 컴퓨터 네트워크의 정보 보안 및 정보 보호를 보장하는 것과 관련됩니다. 이러한 일련의 문제는 정보화 및 기술 정보 보호 전문가의 활동 분야에 있습니다.

문서지원 서비스 활동에 있어서는 문서형식의 통일, 기록형식, 문서흐름원칙 등 전자문서관리에 참여하는 기관 간의 조직적, 방법론적 상호작용이 요구된다. 이 모든 것은 작업의 명확성을 극대화하는 데 필요합니다.

조직의 외부 커뮤니케이션 및 부서 간 정보 교환에서 전자 문서 관리를 성공적으로 구현하려면 일반 원칙, 표준 솔루션은 물론 자동화 시스템 개발자의 조율된 작업을 사용해야 합니다. 정부 기관의 문서 흐름 자동화 분야에서 정책의 추가 개념 개발이 필요하며, 사용되는 시스템의 상호 작용과 호환성을 보장해야 합니다.

외부 전자문서 관리

전자문서관리시스템의 분류

EDMS의 분류는 일반 문서 흐름 시스템의 프레임워크 내에서 차지하는 특정 "틈새"인 특정 작업을 기반으로 가능합니다. 이러한 제품의 기능은 다양한 사무 영역 자동화의 기초가 되는 기업 비즈니스 프로세스의 특정 개념과 모델에 의해 결정됩니다. 이 경우 전문가들은 WorkFlow 시스템(비즈니스 프로세스 자동화 기술), 사무 관리 시스템, 전자 문서 아카이브와 같은 솔루션 그룹을 식별합니다.

집단문서처리시스템과 통합문서관리시스템입니다.

용어 작업 흐름다수의 회사 비즈니스 프로세스를 자동화하는 것을 목표로 하는 시스템을 특징으로 하며 각 프로세스의 비중은 작습니다. WorkFlow를 사용하면 콘텐츠가 지속적으로 변경되고 추가되는 비즈니스 프로세스로 작업할 수 있습니다. 중요한 기능은 구조화되지 않은 데이터로 작업하는 능력입니다.

이러한 시스템을 사용하면 문서 유형과 세부 정보 값을 기반으로 문서 흐름 방향을 엄격하게 규제할 수 있으며, 미리 구성된 조건이 발생하면 문서를 특정 실행자에게 자동으로 보낼 수 있습니다.

사무용 시스템- 소프트웨어에서 주어진 워크플로우 로직의 표현에 따라 문서 흐름의 실행을 구성하고 모니터링하기 위한 자동화된 시스템입니다. 즉, 약하거나 하드 라우팅 가능성이 있는 스트리밍 모드에서 문서를 생성하고 각 문서의 수명 주기를 추적하는 것에 대해 이야기하고 있습니다. 일반적으로 사무실 관리 시스템은 재무, 생산, 판매 관리 등 특정 적용 영역에 초점을 맞추고 있지만, 이를 통해 생성된 보고는 기업의 전체 조직 구조에 스며듭니다.

전자 아카이브기업 정보 시스템에 통합된 기업 문서의 체계화된 카탈로그입니다. 종이 버전을 전자 버전으로 변환하는 작업은 플로우 스캐닝 방법을 포함한 다양한 방법을 사용하여 수행됩니다. 전자 아카이브는 문서 저장소, 서버, 애플리케이션(모듈형 시스템) 등 정보 시스템 요소와 아카이브의 상호 작용을 보장하는 소프트웨어로 직접 구성됩니다. ㅏ또한 상단 상부 구조 - 스토리지 및 모듈식 입력/출력 시스템을 관리하는 소프트웨어입니다.

집단문서처리시스템문서 이동 경로 개발 및 이동 시나리오 설명, 문서 작업에 관련된 사람들의 범위 정의, 권리 수준 설정 등 문서 공동 작업 지원이 포함됩니다.

복잡한 시스템개별 애플리케이션과 하위 시스템의 기능을 종합하고 기업 비즈니스 프로세스의 복잡한 자동화를 의미합니다.

IDC는 EDMS의 확장된 분류를 제공하며 이 부문에서 비즈니스 프로세스 자동화(비즈니스 프로세스 EDM), 기업 EDMS(기업 중심 EDM), 콘텐츠 관리 시스템(콘텐츠 관리 시스템), 정보 관리 시스템에 중점을 둔 시스템을 강조합니다. (정보 관리 시스템) - 또는 포털, 이미지 관리 시스템(이미징 시스템) 및 작업 흐름 관리 시스템(작업 흐름 관리 시스템).

비즈니스 프로세스 자동화(Business Process EDM)에 중점을 둔 EDMS,특정 수직 및 수평 응용 프로그램에 사용됩니다. EDMS 시스템은 이미지 작업, 기록 및 워크플로 관리, 콘텐츠 관리 등 문서 작업의 전체 수명 주기를 제공합니다.

기업 EDMS(기업 중심 EDM)문서 작성, 공동 작업, 게시를 위한 기업 인프라(모든 기업 사용자가 사용 가능)를 제공합니다. 기업 EDMS의 기본 기능은 비즈니스 프로세스에 중점을 둔 EDMS의 기능과 유사합니다. 일반적으로 이 클래스의 솔루션은 특정 산업에서만 사용하거나 좁은 문제를 해결하기 위한 것이 아닙니다. Ο้ᴎ는 일반 기업 기술로 구현되고 있습니다.

콘텐츠 관리 시스템콘텐츠 생성, 액세스 및 관리, 콘텐츠 전달(이후 재사용 및 편집을 위한 문서 및 개체 섹션 수준까지)을 제공합니다. 문서 형식이 아닌 작은 개체 형식으로 필요한 정보를 사용할 수 있으므로 구현된 애플리케이션 간의 정보 교환 프로세스가 용이해집니다.

정보 관리 시스템 또는 포털인터넷/인트라넷/엑스트라넷을 통해 정보 수집, 정보 관리 및 전달을 제공합니다. 이들의 도움으로 비즈니스 규칙, 컨텍스트 및 메타데이터 사용을 기반으로 분산된 기업 환경에서 경험을 축적(및 적용)하는 것이 가능합니다. 포털은 표준 웹 브라우저를 통해 다양한 전자 상거래 애플리케이션(일반적으로 ERP 시스템의 인터페이스를 통해)에 대한 액세스를 제공합니다.

이미징 시스템종이 매체와 마이크로필름에서 스캔한 정보를 전자 형식(보통 TIFF 형식)으로 변환합니다. 이 기술은 상속된 모든 종이 문서와 마이크로필름의 정보를 전자 형식으로 변환하는 기반입니다. 표준 이미지 처리 시스템의 기본 기능에는 스캔, 저장, 다양한 이미지 검색 기능 등이 포함됩니다.

워크플로우 관리 시스템.이 유형의 시스템은 기업의 구조화된 비즈니스 프로세스와 구조화되지 않은 비즈니스 프로세스 내에서 모든 유형의 작업 흐름 라우팅(파일 라우팅 경로 결정)을 제공하도록 설계되었습니다. Οιᴎ는 기업 비즈니스 프로세스의 효율성과 제어 가능성을 높이는 데 사용됩니다. 워크플로우 관리 시스템은 일반적으로 솔루션(예: EDMS 시스템 또는 PDM 시스템)의 일부로 구매됩니다.

제안된 EDMS 분류도 보완 가능 기업 전자 기록 관리 시스템.기업 기록 관리 소프트웨어 시장 부문은 이미 약 5년이 되었습니다. 기업 기록은 시간에 따라 고정되고 불변하며 비즈니스 거래, 다양한 권리 및 의무 등에 대한 증거를 제공합니다.
ref.rf에 게시됨
기업 사용자는 기업 진출에 중요한 콘텐츠가 무엇인지 스스로 결정해야 합니다(이 결정에는 비즈니스의 장기적인 요구 사항에 대한 평가가 필요함). 컨텐츠 보존이 필요한 엔터프라이즈 솔루션에는 ERP 및 회계 시스템, 이메일 시스템(예: MS Exchange), 보고 및 출력 관리 시스템, 전자 상거래 시스템, 협업 소프트웨어(관리 시스템) 프로젝트, 온라인 회의 통화 등을 포함한 핵심 비즈니스 시스템이 포함됩니다. .

전자문서관리시스템 선택요인

웬만하면 저장 용량 요구 사항. 문서가 많은 경우(저장 용량 기준) 계층적 구조적 저장소(HSM - Hierarchal Storage Management)를 지원하는 시스템을 선택하는 것이 매우 중요합니다. 이 메커니즘은 가장 많이 사용되는 데이터를 가장 빠르지만 가장 비싼 미디어에 저장하고, 덜 자주 사용되는 정보는 자동으로 더 느리고 저렴한 미디어로 전송합니다.

웬일로 구현 및 제어 자동화(특정 유형의 문서 준비, 표준 조직 기능 수행 등)에 대한 지원이 필요한 공식 절차의 가용성.

웬만한 기관의 행정관리를 자동화할 필요가 있습니다. 조직 구조의 복잡성 정도.

웬만한 지역에 분산된 유닛의 가용성. 이 요소는 원격 액세스, 데이터 복제 등에 대한 특정 요구 사항을 부과합니다.

웬만한 자료는 없습니다. 일부 문서 관리 시스템에는 대량 문서 입력 하위 시스템이 이미 통합되어 있습니다.

웬일로 현재 요구 사항을 충족하지 못하는 문서 흐름 시스템의 가용성.

⑩⇳ 고급 문서 라우팅 및 작업 흐름 관리가 필요합니다. 이러한 극도의 중요성이 지속됨에 따라 임의의 비즈니스 프로세스를 지원해야 하며, 이러한 프로세스를 지원하기 위해 애플리케이션 시스템과 함께 작동할 수도 있습니다.

웬만한 서류 보관 기간에 대한 요구 사항입니다. 장기간(수십년) 보관하려면 마이크로필름에 병렬 아카이브를 구성하는 것을 진지하게 고려해 볼 가치가 있습니다.

웬만한 시스템의 '개방성'과 확장성에 대한 요구사항. 기존 정보 시스템과의 통합 및 기존 장비 사용 가능성.

웬만한 문서 이미지 저장이 필요합니다. 조직에서 특정 문서 저장 형식을 사용합니다. 엔지니어링 및 설계 작업과 기업의 기타 기능을 지원해야 할 필요성.

웬만한 정보 검색 도구 개발의 필요성 조직에서 사용 가능한 문서에 대한 전체 언어 시스템을 지원합니다.

웬만한 보안요구사항(암호화, 접근권한 구성 등) 문서 흐름 시스템의 조직 정보 인프라에서 이미 사용 가능한 액세스 메커니즘을 사용하는 기능.

웬만한 특정 표준 준수 요구 사항: 내부, 산업, GOST, 품질 관리에 대한 국제 표준, 정보 저장 조직 수준.

러시아 사무 자동화 시스템 시장

RBC 분석가들은 사용된 기술에 대한 의존도를 고려하여 러시아 시장에 제시된 다음과 같은 EDMS 부문을 그룹으로 제안합니다.

1. 서양 생산 시스템, 개발 환경.

2. Lotus Domino/Notes를 기반으로 한 러시아 시스템.

3. 완전히 러시아 발전.

첫 번째 그룹에서는 Documentum, DOCS Open/DOCSFusion 및 Lotus Domino.Doc의 세 가지 서구 시스템만 러시아 시장에 나와 있습니다.

두 번째 그룹에는 CompanyMedia 및 OfficeMedia(Intertrust), BOSS-Referent(IT), CINDERELLA(NTCIRM), Eskado Interprokom(LAN)과 같은 솔루션이 포함됩니다. 분석가들은 러시아 시장에서 Lotus Domino/Notes 기반 제품의 인기에 주목합니다.

러시아에 제시된 다른 모든 시스템은 다음을 포함하여 세 번째 그룹으로 분류될 수 있습니다.

1C:아카이브-1C

DocsVision - 디지털 디자인

RBC 문서-RBC SOFT

IIGIntravert -IIG

IT-인코 - IncoFlow

LanDocs - 라닛

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc-그라니트

사례 -EOS

DocManager - SoftIntegro

유프라테스 인지 - 기술

Effect-Office IKK - "Garant International" 현재 시장의 대부분을 장악하고 있는 것은 Lotus Domino/Notes 기반 시스템을 포함하는 러시아 시스템이라는 점에 유의해야 합니다.

러시아 문서 흐름과 사무의 특성을 충족시키는 것은 바로 이러한 소프트웨어 제품입니다. 서구 시스템은 여전히 ​​러시아 시장의 10% 미만을 점유하고 있습니다.

동시에 오늘날 대부분의 기업은 기능적으로 엄격하게 제한된 여러 작업만 자동화하는 것을 목표로 하는 서로 다른 소프트웨어 도구를 사용합니다.

문서 준비 - Microsoft Word;

기계 번역 시스템 - PROMT Translation Office 2000: SmarTool 메일 번역기, 사전 편집기, 전자 사전, WebView, QTrans, 클립보드 번역기, 통합기;

스프레드시트 프로세서를 기반으로 한 경제 정보 처리 기술 - Microsoft Excel;

데이터베이스 관리 시스템(DBMS) 사용 기술 - Microsoft Access;

음성 처리 기술: 음성 제어 도구, 받아쓰기 도구, 음성 패턴 식별 도구 - 컴퓨터가 인간의 단어를 인식하고 특정 작업을 수행하도록 설계됨 - 개방형 음성, 자연 대화 시스템, Dragon Dictate

위의 전자문서관리시스템 중 일부를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

러시아에서 제시된 기본 문서 관리 시스템 개요

Docs Fusion 및 Docs Open.이 제품의 개발자는 회사입니다. 벌새. 이것은 "전자 아카이브" 클래스에 속하는 세계에서 가장 인기 있는 시스템 중 하나입니다. 불행하게도 제품의 세대와 구성 요소에 따라 이름이 다르기 때문에 익숙해질 때 약간의 혼란이 있습니다. 처음에는 씩(thick) 클라이언트가 있는 클라이언트-서버 애플리케이션인 Docs Open 시스템이 있었습니다. 다음으로, Docs Fusion 애플리케이션 서버가 개발되어 데이터베이스에 직접 액세스하는 "두꺼운" 클라이언트가 갖는 중요성을 없앨 수 있게 되었습니다. PowerDocs Windows 클라이언트와 CyberDocs 웹 클라이언트라는 두 개의 클라이언트가 있습니다. Docs Fusion 플랫폼은 회사에 유망합니다. 단순화를 위해 시스템을 Docs라고 부르겠습니다. 이는 Docs Fusion 및 클라이언트(PowerDocs 및 CyberDocs)를 의미합니다.

Docs Open은 오랫동안 러시아에 존재해 왔으며 이미 많은 조직에서 사용되고 있습니다. 이 제품의 러시아 유통업체는 최근 설립된 HBS 회사입니다. 문서는 직원 수(수천 명)가 많은 대규모 조직이나 5~6명 규모의 소규모 회사에서 효과적으로 사용할 수 있습니다. 이 시스템은 주로 문서를 집중적으로 작성하고 편집하는 조직(회사 본사, 컨설팅 회사, 정부 기관 등)을 대상으로 포지셔닝되었습니다.

PowerDocs 클라이언트는 디자인 이데올로기가 MS Outlook과 유사한 Windows 인터페이스입니다. 사용자는 MS Outlook 자체의 인터페이스는 물론 Windows 탐색기 창을 통해서도 Docs에 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 일반 파일 시스템처럼 Docs 폴더로 작업할 수 있습니다. PowerDocs 클라이언트는 연결 시 동기화 기능을 갖춘 모바일 액세스를 허용합니다. 그리고 느린 회선에서. 또한 이 기능을 사용하면 불안정한 로컬 네트워크 작동 모드에서도 안정적인 사용자 작동을 보장할 수 있습니다. CyberDocs 클라이언트는 PowerDocs와 거의 동일한 기능을 제공하지만 인터넷 브라우저를 통해 제공됩니다.

여러 개의 DocsFusion 서버를 하나의 컴플렉스에 설치해야 하며 로드 밸런싱 및 내결함성이 자동으로 구현됩니다. 즉, 서버 중 하나에 오류가 발생하면 사용자는 시스템 속도가 약간 느려지는 것을 느낄 뿐이며 시스템 자체는 실제로 충분히 많은 수의 사용자가 동시에 작업할 수 있도록 보장할 수 있습니다. 시스템 데이터를 저장하려면 Microsoft SQL Server 또는 Oracle을 사용하는 것이 필수적입니다. 파일 시스템은 문서 자체의 저장 공간으로 사용됩니다. HSM 계층적 데이터 저장 메커니즘이 지원됩니다.

이 시스템을 사용하면 PowerDocs 클라이언트 수준과 서버 수준 모두에서 다른 응용 프로그램 시스템과 쉽게 통합하고 인터페이스할 수 있습니다. Docs는 개방형 플랫폼이며 맞춤형 애플리케이션을 만들거나 다른 시스템과 통합하기 위한 개발 도구가 함께 제공됩니다.

이 제품은 엔지니어링 및 설계 문서 흐름 분야에서 사용하기 위한 것이 아니며 CAD/CAM 시스템과 통합되지 않습니다. 지리적으로 분산된 조직에서는 시스템에 정보 복제 메커니즘이 없기 때문에 문제가 발생할 수 있습니다. 작업 그룹 수준에서 협업을 지원하는 도구를 제공합니다. 그러나 이러한 자금은 대규모 조직에는 충분하지 않습니다.

Documentum.대기업 및 조직을 위한 문서, 지식, 비즈니스 프로세스 관리 시스템입니다. 러시아에서는 Documentum Services라는 회사로 대표됩니다. Documentum은 분산 아카이브 생성, 품질 표준 유지, 분산된 프로젝트 팀의 프로젝트 관리, 기업 사무 업무 구성, 기업 인트라넷 포털 컨텐츠의 동적인 관리를 위해 설계된 기성 제품 이상의 플랫폼입니다.

이 제품은 대규모 조직에 필요한 모든 것을 제공합니다. 상당히 광범위한 문제를 종합적으로 해결할 수 있는 통합 시스템입니다. 여기에는 라우팅, 승인, 배포, 알림 및 실행 제어 등 비즈니스 프로세스를 자동화하는 데 필요한 기능이 포함되어 있습니다. Documentum은 확장성이 뛰어나며 시스템에 저장된 모든 정보는 전용 서버 구성 요소인 DocBase 저장소에 의해 관리됩니다. Documentum에는 정보 저장을 관리할 수 있는 메커니즘이 포함되어 있습니다. 즉, 정보의 버전 관리, 게시, 액세스, 위치 지정을 지원하고 아카이빙 기능을 제공합니다. 시스템은 정보 복제 및 동기화와 중앙 집중식 관리를 위한 구현된 메커니즘 덕분에 지리적으로 분산된 장치의 분산 아키텍처에서 효과적으로 작동할 수 있습니다. Documentum은 포털 생성, 지식 관리, 표준/품질 관리 준수 보장, B2B(기업 간) 상호 작용 구성 등 다양한 작업에 초점을 맞춘 여러 "버전"으로 제공됩니다. 많은 산업 분야에서 중요한 기능은 모든 이벤트를 완전히 문서화하고 특정 절차의 구현을 엄격하게 추적하는 기능입니다.

이 제품에는 Documentum 환경에서 응용 프로그램을 만들 수 있는 도구가 포함되어 있습니다. 웹 애플리케이션. 그러나 Documentum용 응용 프로그램을 개발하고 이를 다른 응용 프로그램과 통합하려면 외부 개발 도구를 사용할 수도 있습니다. 이 제품은 최신 개방형 기술을 기반으로 구축되었습니다. 이러한 개방성 덕분에 기존 정보 환경에 구현하는 경우 인프라를 수정하는 데 상당한 비용이 필요하지 않습니다. Documentum은 강력한 형식 지원 기능과 저장된 데이터에서 PDF 및 HTML 파일을 자동으로 생성하는 기능을 제공합니다. 산업체에서 이 제품을 사용하는 이점 중 하나는 ERP 및 CAD/CAM 시스템과 통합할 수 있다는 것입니다.

Documentum은 필요한 기능을 조립하는 "생성자"이고 "상자"와는 거리가 멀기 때문에 구현 비용이 상대적으로 높으며, 또한 배우기가 어렵습니다. 기능적 완전성의 단점. 이러한 이유로 직원 수가 10~20명 정도인 개별 작업 그룹이나 조직에 이 제품을 갖추는 것은 빠른 성장이 예상되는 경우를 제외하고는 의미가 없습니다.

물론 Documentum은 가장 강력한 제품 중 하나이지만 문서 자동화 작업을 매우 진지하게 받아들이고 충분한 재정적, 지적 자원을 투자할 의향이 있는 조직만이 그러한 시스템을 감당할 수 있습니다.

LanDocs. LanDocs 시스템은 주로 사무실 관리 및 문서 보관 저장을 목표로 합니다. 이는 사무실 관리 시스템, 문서 서버(아카이브), 스캐닝 및 이미지 시각화 하위 시스템, 인터넷 클라이언트를 사용하여 원격 액세스를 구성하기 위한 하위 시스템, 메일 서버 등 여러 구성 요소로 구성됩니다.

사무실 관리 구성 요소는 산업용 DBMS(Oracle 또는 Microsoft SQL Server)를 기반으로 하는 클라이언트-서버 아키텍처로 구현됩니다. 전자 아카이브의 문서 저장을 중앙 집중적으로 관리하기 위한 소프트웨어가 별도의 서버로 구현됩니다. 전체 텍스트 문서 검색 모듈은 러시아어 규칙을 고려하여 별도의 옵션으로 사용할 수 있습니다. LanDocs 메일 서비스는 특수 LanDocs 클라이언트 구성 요소가 설치된 직원이 작업 메시지를 받고 표준 Microsoft Exchange 또는 Lotus Notes 사서함을 사용하여 이에 대해 보고할 수 있도록 설계되었습니다. 이 제품은 개발자에게 공개되어 있습니다. LanDocs를 타사 Windows 응용 프로그램에 내장하기 위한 API가 있습니다. 스캐닝 및 이미지 처리 구성 요소에는 매우 고급 기능이 있습니다. 이를 통해 이미지를 필터링하고, 스캔 후 발생하는 기울어짐을 수정하고, 텍스트를 인식할 수 있습니다.

LanDocs 시스템은 팀워크와 문서 작성을 지원하기 위한 것이 아닙니다.

마이크로소프트 셰어포인트 포털 서버.이 시스템은 협업을 지원하기 위해 개발된 도구를 갖춘 전자 아카이브입니다. 이것은 아마도 기업 제품이라고 주장할 수 있는 최초의 Microsoft 제품일 것입니다. 지원: 문서 공동 생성, 문서 버전 유지, 문서 철회 및 아카이브로 반환(체크아웃, 체크인). Windows 클라이언트가 없습니다. 아카이브에 액세스하려면 웹 클라이언트(타사 개발자가 자체 구성 요소를 추가할 수 있음)와 Windows 탐색기에 통합된 구성 요소를 사용하여 아카이브에 파일 세트로 액세스할 수 있습니다.

시스템에는 매우 강력한 색인 생성 및 검색 도구가 내장되어 있습니다. 또한 내부 정보 저장소(파일, 인트라넷 사이트, Microsoft Exchange 데이터베이스, Lotus Notes 데이터베이스)와 외부(인터넷) 모두에서 검색을 수행할 수 있습니다. 시스템은 로컬 네트워크 서버의 파일 시스템에 있는 문서를 색인화하고 게시할 수 있습니다. 또는 문서를 서버 자체 저장소(MS Exchange 2000 저장소와 유사)로 이동할 수 있습니다. 문서 등록 데이터는 항상 서버 스토리지에 보관되므로 별도의 데이터베이스 서버를 사용하는 것도 중요하지 않습니다.

시스템은 상당히 개방적이어서 다양한 구성 요소를 추가할 수 있습니다. 웹 기술에 대한 의존은 그러한 확장을 기술적으로 발전시킵니다.

이 제품은 계층적 관리가 아닌 인간 상호 작용의 매트릭스 조직과 평면적 관리 구조에 의존하는 기업을 위한 정보 및 인프라 기반으로 가장 효과적입니다. 전통적인 기업의 경우 인트라넷 인프라에서 후자를 "소생"시키는 링크가 될 수 있습니다. 왜냐하면 이 시스템에 포함된 개념을 통해 일상 업무의 포털 부분에 정보를 게시하는 프로세스를 문서로 만들 수 있기 때문입니다. 특히 복잡한 절차, 자원 및 조직적 노력이 필요합니다.

Optima 워크플로우.시스템은 일반적으로 Optima Workflow라고 불리지만 이는 워크플로우 제품 그 이상입니다. 작업 흐름을 구성하는 일반적인 메커니즘 외에도 작업 기간 동안 프로세스와 관련된 모든 문서를 저장할 수 있습니다. 이를 위해 Microsoft Exchange 공용 폴더 메커니즘이 저장소로 사용됩니다. 유용한 기능은 중요한 경로를 추적하고 간트 차트 형식으로 일련의 상호 연관된 활동을 제공하는 것입니다. 그러나 Optima Workflow를 사용하면 작업 진행 데이터를 이 프로그램으로 내보낼 수 있으므로 이 작업은 MS 프로젝트 환경에서도 모든 기능을 사용하여 수행할 수 있습니다.

이 시스템은 사무 규칙에 따라 문서 등록 프로세스를 자동화하고, 주석을 달고 결의안을 수집하며, 명령 실행에 대한 보고서를 전달하는 메커니즘을 구현합니다.

Optima Workflov가 Microsoft Exchange를 기본 스토리지 및 전송 수단으로 사용한다는 사실은 스토리지 안정성, 장애로부터의 보호, 느린 통신 회선 사용 기능, 데이터 동기화 및 데이터 액세스 제한 측면에서 모든 기능을 결정합니다. 문서 버전을 등록하려면 ODBC를 통해 액세스하는 DBMS가 사용됩니다. 위에서 시스템을 분류할 때 이미 언급했듯이 워크플로 시스템은 문서 작업이 일상적으로 이루어지는 조직에서 문서 작업을 위한 표준 절차를 공식화하는 데 편리합니다. Optima Workflow는 Exchange를 서버로 사용하기 때문에 이미 의도한 목적인 메일 서버로 사용하고 있는 회사에서 쉽게 구현할 수 있습니다.
ref.rf에 게시됨
Optima Workflow를 사용하면 Exchange를 전자 아카이브로 사용할 수 있다는 사실을 믿을 필요가 없습니다. 위에서 설명한 Microsoft SharePoint Portal Server와 같은 다른 제품도 있습니다. Optima Workflow는 관련 작업이 완료될 때까지 진행 중인 문서만 저장합니다.

"BOSS 참조대상".이 시스템은 IT에서 개발했습니다. 이는 주로 경영진이 직원의 활동을 최적화하고 업무 효율성을 높이기 위해 노력하는 조직을 대상으로 합니다. 그리고 경제적 효율성. "BOSS-Referent"는 조직 관리, 직원의 효율적인 작업 및 지식 축적을 지원하는 데 중점을 두는 시스템 범주에 속하며 동시에 추가 서비스를 개발했습니다(자세한 내용은 아래 참조).

BOSS-Referent 시스템의 주요 목적은 직장에서 모든 직원의 활동을 포괄하고 경영 비즈니스 프로세스를 지원하는 기업 시스템을 만드는 것입니다. 이 시스템은 사무 업무, 조직 관리, 성과 규율 통제, 외부 조직과의 계약 추적 및 문서 승인에 대한 러시아 표준을 지원합니다. 그 독특한 특징은 조직의 모든 직원의 업무를 위해 설계된 본격적인 문서 관리 시스템으로서 이미 사무 구현에 매우 중요한 기능을 모두 갖추고 있다는 것입니다. 처음부터 복잡한 계층 구조를 가진 조직에 내재된 개념, 역할 및 기능이 포함되어 있습니다. 러시아의 영토적으로 분산된 구조. BOSS-Referent 시스템의 또 다른 특징은 CRM 시스템, 계약 관리, 재고 회계, 스트림 스캐닝 및 인식(FineReader 시스템이 BOSS-Referent에 통합됨), 전자 회의 및 게시판 기능을 구현한다는 것입니다.

BOSS-Referent 시스템의 추가 모듈에는 이벤트 조직 및 계획 자동화, 기업의 출입국 활동 자동화, 보고서 생성기 및 팩스 서버가 포함됩니다.

시스템은 Lotus Notes 플랫폼에서 구현됩니다. 덕분에 사용자는 BOSS-Referent의 기능 외에도 이메일, 데이터 복제, 원격 작업 기능 등을 포함하여 Lotus Notes 환경 자체의 모든 풍부한 기능을 마음대로 사용할 수 있습니다. BOSS-Referent는 가장 open in all 시스템의 모든 의미에서 완전한 소스 코드가 함께 제공됩니다. 또한 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스의 기능에 대한 완전한 설명이 포함된 개발자 툴킷이 함께 제공됩니다.

IT 회사는 BOSS-Referent EDMS 구현의 경제적 효과를 평가하기 위한 여러 가지 방법을 개발했습니다. 이러한 추정을 바탕으로 문서 승인, 생성, 검색 및 저장, 계약, 문서 템플릿 사용, 주문 실행 모니터링 프로세스 자동화, 작업 프로세스를 전자 형식으로 변환함으로써 실제 절감액을 계산할 수 있습니다. 계약 등으로 이러한 방법은 TCO(총 소유 비용) 방법과 함께 상업 기업의 시스템 구현 프로젝트를 평가할 때 사용됩니다.

"사례". 최근까지 Delo-96이라고 불렸던 Delo 시스템은 사무 자동화 시스템의 전형적인 대표자이며 이러한 능력으로 우리나라에서 인기를 얻었습니다. 그녀는 소련 사무에서 물려받고 러시아에서 채택된 모든 사무 규칙을 일관되게 지원합니다. 개발자인 EOS(Electronic Office Systems) 회사는 본격적인 문서 관리 시스템을 만들기 위해 제품 개념을 수정하는 과정을 설정했습니다. 이 제품은 사무 이데올로기를 지원하며 그 본질은 다음과 같습니다. 조직에서 어떤 작업을 수행하려면 "다리가 부착된" 문서, 즉 이동이 보장되는 문서가 필요합니다. 문서의 이동(물론 물리적으로 이동하지는 않더라도)은 데이터베이스의 문서 기록 변경으로 인해 발생합니다. 문서 보관을 위해 EOS사는 최근 델로(Delo) 시스템과 통합해 전자 보관 기능을 제공하는 별도의 제품을 출시했다. 시스템에는 원격 액세스를 구성하고 인트라넷 포털을 구축하는 데 편리한 웹 인터페이스가 있습니다. 이 시스템에는 다양한 애플리케이션과 통합할 수 있는 API가 있습니다. "Delo"는 산업용 DBMS(Oracle 또는 Microsoft SQL Server)를 사용하여 계정을 저장합니다. 문서에 대한 사용자 작업의 전체 로깅을 수행합니다. 최신 버전은 종이 문서의 데이터를 입력하기 위한 FineReader 인식 시스템과 통합되어 있습니다. 이 제품은 주로 사무국, 사무실, 일반 부서의 부서에 공식화된 사무를 도입하는 것이 매우 중요하다는 조직에 관심이 있습니다.

"유프라테스"."Euphrates"는 기본적인 실행 제어 기능을 갖춘 간단한 전자 아카이브입니다. 인지 기술에 의해 개발되었습니다. 이 회사는 소규모 사무실용 버전부터 대기업용 옵션까지 다양한 규모의 조직을 위한 다양한 제품을 제공합니다. 우리의 경우 "Euphrates-Office"가 클라이언트 부분으로 사용되는 "Euphrates Client-Server"라는 두 번째 옵션에 대해 설명하겠습니다. 이는 시스템의 서버 구성 요소와 독립적으로 작동할 수 있는 독립 제품입니다. .

"유프라테스"는 난크와 함께 "데스크탑"이라는 패러다임으로 구축되었습니다. 문서는 어느 정도 중첩될 수 있는 레이어로 배치됩니다. Euphrates에는 자체 파일 저장소가 없습니다. 시스템은 인터넷의 파일이나 페이지에 대한 링크만 저장합니다. 독점 DBMS는 문서 세부 정보를 저장하는 데 사용됩니다. 제품 키트에는 이 DBMS의 데이터베이스를 압축하고 보관할 수 있는 유틸리티가 포함되어 있습니다.

독특한 기능은 내장 뷰어를 사용하여 시스템 지원 형식의 모든 문서를 열고 볼 수 있다는 것입니다. 서식이나 그림은 없지만 문서를 외부에서 열 수 있으므로 문제가 되지 않습니다. 기본” 응용 프로그램입니다. 불행하게도 Euphrates는 문서의 수신 및 반환(체크아웃, 체크인) 및 버전 저장을 추적하는 기능을 제공하지 않으므로 문서에 대한 공동 작업이 복잡해질 수 있습니다. 시스템을 사용하면 문서 카테고리를 설명하고 카테고리에 세부정보를 할당할 수 있습니다.

종이 매체의 정보를 입력하기 위해 제품에는 다른 회사 제품인 Cuneiform 텍스트 인식 시스템을 기반으로 한 스트리밍 입력 시스템이 포함되어 있습니다. 본질적으로 "유프라테스"는 문서 스캔, 인식, 등록, 세부 정보 할당, 색인화, 전체 텍스트 검색, 문서 관련 작업 할당 및 실행 모니터링을 수행하는 수단입니다. 이는 정보 시스템의 확장성에 대한 높은 요구 사항이 없는 소규모 사무실이나 기업에서 유용할 수 있는 저렴한 솔루션입니다.

기타 시스템. 안에이 섹션에는 제품이 포함되어 있으며 자세한 설명은 위에서 설명한 내용과 거의 동일합니다. 그러나 이것이 위에서 설명한 것보다 열등하다는 의미는 아닙니다.

Company Media 시스템은 Lotus Notes를 기반으로 러시아 회사 Intertrust가 개발했습니다. 사무, 공동 문서 작성, 실행 통제, 계약 관리, 프로젝트 관리, 인사 관리, 자산 회계 등을 지원하는 광범위한 서비스가 포함되어 있습니다.
ref.rf에 게시됨
강점은 전송선의 품질에 관계없이 작업 전달을 보장하는 특별한 방법을 통해 지리적으로 분산된 제어 구조를 효과적으로 지원한다는 것입니다. 이 시스템은 사무 자동화의 기반이자 조직 전체의 직원 업무를 지원하는 수단으로 조직에서 널리 사용될 수 있습니다. 시스템에 구현된 추가 서비스는 시스템을 더욱 매력적으로 만듭니다.

Lotus Domino.doc는 Lotus사가 직접 작성한 Notes/Domino용 애플리케이션으로 Notes 환경에서 기업 문서 저장소를 구현할 수 있도록 상당히 발전된 전자 아카이브를 가지고 있습니다. 버전 저장 기능, 문서 철회 제어 및 반납(체크아웃, 체크인). Domino Workflow 구성요소로 보완되면 작업 흐름을 구현하는 데 도움이 됩니다. Lotus Notes/Domino를 사용하는 조직의 경우 Domino.doc를 선택하는 것이 합리적일 수 있습니다. 해당 좌석에 이미 Lotus Notes CAL이 있는 경우 제품은 좌석당 가격이 저렴합니다. Staffware 제품은 엔터프라이즈 규모의 워크플로우 시스템 범주에 속합니다. Vest-Metatechnology가 러시아에 배포하는 hltp://www.staffware.com/이라는 이름의 회사에서 개발했습니다. 업무 흐름을 관리하기 위한 서버 기술입니다. Staffware(실제로 다른 워크플로우 시스템과 마찬가지로)의 일반적인 사용자는 통신 회사, 대형 및 중형 은행, 호텔 및 매일 많은 규제된 표준 작업을 수행하는 기타 조직일 수 있습니다.

"Effect-Office"는 상트페테르부르크 회사 "Garant International"의 제품입니다. 저렴한 가격으로 매우 기능적입니다. 전자 아카이브, 조직 구조 설명 도구, 역할 원칙에 따른 액세스 제한 및 문서 전달 기능이 포함되어 있습니다. 주요 기능은 정보 검색 도구를 갖춘 전자 아카이브입니다. 동시에 실행 제어 문서 라우팅 기술을 기반으로 한 사무 자동화 도구도 포함됩니다. 이 제품에는 POP3/SMTP 및 UUCP를 지원하는 자체 이메일이 있습니다. 독특한 특징은 장비 자원에 대한 요구 사항이 낮고 소규모 조직(직원 최대 100-150명)에 중점을 둔다는 것입니다. 일반적으로 Effect-Office는 완전한 보급형 솔루션이며 조직이 높은 확장성을 요구하지 않거나 정보 기술에 대한 예산이 제한되어 있는 경우 좋은 선택이 되어야 합니다.

피벗 테이블

다음은 이 기사에서 설명하는 다양한 시스템의 속성을 요약한 표입니다. 문서 관리 시스템과 같은 크고 복잡한 시스템은 분류하기 어렵습니다. 이러한 제품의 특징적인 많은 특성 중에서 우리는 가장 중요한 특성을 강조하려고 노력했습니다.

아시다시피, 다양한 전자문서관리시스템(EDMS)을 사용하여 조직 간 서신을 교환하는 문제는 매우 시급합니다. 서로 다른 두 조직 간의 문서 흐름은 여전히 ​​종이 형식으로 수행되므로 공식 정보의 신속한 교환이 매우 복잡해집니다. 지금까지 이 프로세스는 다음과 같았습니다. 한 조직의 EDMS에서 생성된 문서를 종이에 인쇄하고 택배나 일반 우편을 통해 다른 조직으로 전달한 다음 스캔하여 새 EDMS에 입력했습니다. 이러한 각 조직에는 고유한 문서 흐름 자동화 시스템이 있다는 점을 고려하면 외부 배포를 위한 문서에 대한 모든 변경 사항에는 위에서 설명한 절차가 반복적으로 적용됩니다.

전자 디지털 서명에 관한 법률이 채택되면서 독립 조직 간에 종이 없는 문서 교환을 법적으로 허용함으로써 이 문제가 부분적으로 해결되었습니다. 동시에 전자 서신 교환에 대한 통일된 표준이 없다는 점은 이러한 기회를 실제로 구현하는 데 심각한 장애물이었습니다. 이 문제는 연방 대상 프로그램인 "전자 러시아"를 구현하는 동안 특히 심각하게 발생합니다. 이 프로그램의 임무 중 하나는 국가 당국을 통합 전자 문서 관리 시스템으로 통합하는 것입니다.

가장 유망한 응용 프로그램 중 하나인 통합 전자 문서 관리 시스템으로의 전환인 새로운 XML 형식의 출현은 조직과 파트너, 원격 지사, 정부 기관 및 기타 외부 조직 간의 접촉 효율성을 크게 향상시킬 것입니다.

2002년 3월 중순, 전자문서관리시스템 제조업체 중 최초로 아이티(주)는 다양한 플랫폼에 구축된 전자문서관리시스템을 하나의 정보공간으로 통합할 수 있는 솔루션 개발을 완료했다고 발표했다.

외부전자문서관리 - 개념 및 종류 "외부전자문서관리" 카테고리의 분류 및 특징 2017, 2018.



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