Из каких элементов состоит закупка товаров. Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации

27.06.2020

ИСТОЧНИКИ ЗАКУПКИ ТОВАРОВ, ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА

4.1 Значение и содержание закупочной работы

Основой коммерческой деятельности в торговле является закупочная работа. Ее основной задачей является выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительской спроса.

Работа по оптовым закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся:

Изучение и прогнозирование покупательского спроса с целью обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров;

Определение потребности в товарах;

Выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;

Установление хозяйственных связей с поставщиками;

Контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

Одним из важных элементов закупочной работы является выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. Как выглядит оптовая торговля во взаимодействии с производством и потреблением товаров видно из схемы.

Оптовые покупатели должны хорошо знать экономику своего региона, его производственные возможности, ассортимент производимых товаров. С этой целью коммерческие работники должны постоянно анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, следить за другой информацией о производстве и оптовой продаже товаров. Они должны посещать производственные предприятия, изготавливающие товары, знакомиться с их производственными возможностями, ассортиментом и качеством выпускаемых ими товаров. Также полезными окажется их участие в совещаниях с работниками промышленности и предпринимателями, в выставках-просмотрах новых образцов изделий, в выставках-ярмарках и т. д.

Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров, к числу которых относят сельское хозяйство, различные отрасли промышленности (пищевая, легкая, электронная, деревообрабатывающая и т. д.). В значительных объемах в товарооборот вовлекаются товары, вырабатываемые на предприятиях кооперативной промышленности, а также продукция подсобных и фермерских хозяйств.

Под поставщиками товаров следует понимать конкретные предприятия различных источников поступления. Их можно разделить на две группы: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников. Такое подразделение поставщиков зависит от канала сбыта (продвижения), т. е. пути, по которому товары движутся от производителей к потребителям. Он характеризуется числом составляющих его звеньев или уровней, на каждом из которых выполняются различные операции по приближению товара к конечному потребителю,

Выбор оптимального варианта распределения зависит от многих факторов и в первую очередь от назначения и характера продукции. В последние годы все более широкое распространение получает вариант, при котором потребительские товары производители стремятся продавать непосредственно конечным потребителям. Это так называемый канал нулевого уровня или прямой канал товародвижения. При этом варианте может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров развозная (разносная) торговля, посылочная торговля и торговля через принадлежащие производителю магазины.

При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров становится оптовый и розничный торговец.

Если между промышленным предприятием и предприятие розничной торговли стоят два и более оптовых торговца, то мы имеем дело с многоуровневым каналом продвижения товаров

Источники закупки товаров

Итак, источниками поступления потребительских товаров являются:

Промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;

Оптово-посреднические структуры;

Оптовые и оптово-розничные склады;

Поставки от зарубежных фирм и компании.

Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торгового предприятия.

Непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

Характер деятельности и возможности поставщика;

Конкурентное положение поставщика на рынке закупок товаров;

Процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;

Вероятность обеспечения необходимой номенклатуры и объема продукции;

Условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;

Адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;

Условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки;

Предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.

Анализ поставщиков по приведенным критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.

Рынок закупок товаров отражает коммерческие интересы всех его участников. Закупки товаров торговым предприятием происходят у различных поставщиков и под влиянием большого числа переменных. В этой связи важное значение имеют расширение контактов и установление коммерческих связей между торговым предприятием и поставщиками. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию и определяются под влиянием конкретных признаков: традиционная или модифицированная продукция, степень ее новизны, стадия жизненного цикла товара, рыночная ситуация. Следовательно, сделки при закупке не являются неизменными и зависят от множества воздействующих факторов.

Коммерческим документом, представляющим договорные соглашения купли-продажи товара, является контракт. Из самого названия документа следует, что одна сторона осуществляет закупку, а другая - продажу. Непременным его условием является переход права собственности на товар от продавца к покупателю. В контракте указываются содержание договорных условий, порядок исполнения взаимных соглашений и ответственность сторон, а также предусматриваются следующие основные обязательства:

Наименование и объем подлежащего поставке товара;

Качество, комплектность, упаковка и маркировка товара;

Цена и форма расчетов: и т.д.

Прямые закупки товаров у производителей

Определенное место в товароснабжении торговых предприятий занимают прямые закупки товаров у производителей. Они осуществляются посредством двусторонних сделок и контрактов между торговым предприятием и производителем. Данная форма товарного обеспечения имеет ряд преимуществ:

Увеличиваются источники закупок товаров и предоставляется возможность их выбора;

Сокращаются пути и сроки доставки товаров;

Появляется возможность оперативно воздействовать на производителя в целях обновления ассортимента и повышения качества товаров;

Сокращается число посредников;

Снижается степень коммерческого риска;

Сохраняется стабильный уровень цен на реализуемую продукцию.

Для оптовых и розничных торговых предприятий прямые поставки товаров имеют неодинаковое значение. Оптовой торговле, охватывающей практически все виды продукции, принадлежит ведущая роль в формировании товарно-материальных ресурсов, поэтому она является важнейшим оптово-посредническим звеном между сферой производства и потреблением. В основном производители товаров устанавливают хозяйственные связи с оптовыми предприятиями. В отличие от розничных предприятий они имеют значительные объемы товарооборота, располагают необходимыми размерами торговых и складских площадей. При этом производители заинтересованы поставлять получателям товары в объеме не ниже минимальных норм отгрузки и с необходимой частотой. В ряде случаев эти нормы равняются месячному товарообороту малых и даже средних розничных торговых предприятий. При сокращении частоты поставок и одновременном увеличении размеров поставляемых партий этим предприятиям возникают сложности в размещении и хранении товаров.

Розничные торговые предприятия, реализуя товары непосредственно населению, окончательно завершают товарное обращение. Розничная торговля отличается от других форм торговли большей территориальной разобщенностью своей сети. Она характеризуется разнообразием форм собственности и предпринимательства. При рыночном взаимодействии розничные предприятия должны проявлять высокую инициативность и оперативность в технологии продажи товаров. Для реализации в розницу необходимы не только специальные торговые помещения, приспособленные для сервисного обслуживания покупателей, но и организация серьезной работы по подбору и формированию торгового ассортимента в условиях постоянно изменяющихся спроса и требований покупателей. В последнее время все активнее развиваются хозяйственные связи по закупкам товаров между розничными торговыми предприятиями и производителями. Исходя из коммерческих соображений закупочная деятельность розничных предприятий при прямых поставках в основном направлена на продовольственные товары повседневного спроса, а также простой ассортимент непродовольственного назначения.

Традиционной формой взаимоотношений торговли с производством является система заявок и заказов на куплю-продажу и поставку товаров. С них, как правило, начинаются коммерческие действия по закупке товаров в целях последующей их продажи населению.

В современных условиях организация и содержание заявок и заказов видоизменились. Они утратили директивно-централизованный характер, существовавший при административно-командной системе, и сохраняют свое значение как коммерческие инструменты. Заявка- это документ торгового предприятия, отражающий потребность в товарах в соответствии со спросом. Заказ - это дальнейшая конкретизация заявки, посредством которой торговое предприятие сообщает производителю развернутый ассортимент, количество, качество товаров, подлежащих поставке. Представление заказа является предварительной стадией вступления в сделку, и его правомерно рассматривать как преддоговорный документ на закупку товара. Таким образом, заявки и заказы информируют о выявленной потребности в продукции и ориентируют производителя на выпуск нужных населению товаров.

Процедура закупок товаров не является односторонней, она обусловливается взаимовыгодными условиями, как поставщика, так и торгового предприятия. Для этого каждой стороной определяются мотивы и возможности по купле-продаже товара (табл. 8.1). По достижении обоюдных интересов по позициям производителя и торгового предприятия происходят коммерческие сделки, заключение контракта на закупку и товарно-денежный обмен.

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
подбор поставщиков, тендерные процедуры;
поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Контроль

Правила

Условия

Поставщики товаров

Одним из главных этапов коммерческой деятельности является выявление и изучение источников поступления товаров, то есть выбор поставщиков. Очень важно выбрать наиболее подходящих из них, с помощью которых и будет осуществляться закупка. Возникает необходимость всестороннего изучения поставщиков с точки зрения ассортимента и объема продаваемых товаров, условий поставки и других факторов.

В связи с большим многообразием поставщиков товаров на рынке бытовой техники и электроники применяется их классификация по различным признакам. Рассмотрим каким основные признакам удовлетворяют поставщики товаров магазина "Эксперт" г.Юрюзань [Приложение 4].

По территориальному признаку - это внутриобластные (г. Челябинск) и внеобластные (г. Екатеринбург, г. Санкт-Петербург) поставщики. По форме собственности - это частные предприятия. Все поставщики являются посредниками (это оптовые предприятия) - они закупают товары у поставщиков-изготовителей и реализуют их оптовым покупателям. Это обстоятельство указывает на то, что магазин тратит на каждую единицу товара больше, чем, если бы были организованы поставки напрямую от заводов-изготовителей. В нынешний период кризиса это обстоятельство может коренным образом повлиять на то, выживет или обанкротится данное предприятие.

Закупка товаров у поставщиков

Закупка товара является важнейшей составляющей частью коммерческой деятельности торговых предприятий. Она дает возможность сформировать необходимый ассортимент товаров для торговой сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно организационные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

Изучение покупательского спроса,

Изучение источников поступления и поставщиков товаров,

Составление заявок и заказов на поставку товаров,

Разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно-закупочные операции включают в себя:

Заключение договоров [Приложение 4] и разовых сделок на поставку товаров,

Уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров,

Прием товаров и оплату их поставщикам.

Заключительные операции по закупкам подразделяются:

Оперативный учет выполнения договора поставки,

Оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договора поставки,

Контроль за ходом выполнения закупочной работы.

Технология закупки товаров торговыми предприятиями зависит от источников поступления товаров. В магазине "Эксперт" основной поставляемой продукцией являются бытовая техника и электроника как отечественных, так и иностранных производителей. Поставки ведутся из городов: Челябинск (40%), Екатеринбург (40%) и Санкт-Петербург (20%). С поставщиками заключены договора на длительные сроки. Заказ товаров осуществляется по мере надобности пополнения ассортимента определенных видов товаров. Он оформляется по предоставляемым заказчику по электронной почте прайсам, в которых указывается стоимость товара и количество, имеемое в наличии. Составленный заказ отправляется так же с помощью электронной почты.

Законом 44-ФЗ предусмотрено несколько способов проведения государственных закупок. Некоторые пользуются большей популярностью и применяются в качестве основных, в то время как другие используются гораздо реже. Но все они имеют свои особенности, нюансы и ограничения в применении и это нужно учитывать, выбирая способ закупки. В статье расскажем о наиболее популярных способах закупок и разберемся, какой способ выбрать в том или ином случае.

Наиболее популярные способы закупок

Как показывает практика, часто применимыми и востребованными способами закупок являются:

электронный аукцион;
закупки у единственного поставщика;
запрос котировок;
открытый конкурс.

Кроме того, они наиболее прозрачные, конкурентные и выгодные для заказчика. В свою очередь, закрытые способы закупок, запрос предложений, конкурс с ограниченным участием или двухэтапный конкурс допустимы только в установленных для них случаях, если это не противоречит Закону № 44-ФЗ. Однако при выборе способа закупок, заказчик должен ориентироваться не только на популярность и доступность того или иного способа, его преимущества или собственные пожелания, но также на ограничения и требования, обозначенные в Законе № 44-ФЗ. Все указанные способы предъявляют определенные требования к заказчику и условиям контракта и используются в определенных случаях.

Обратите внимание, что за выбор неправомерного способа закупки предусмотрена административная ответственность.

В каких случаях можно выбрать закупку у единственного поставщика

Закупка у единственного поставщика наиболее удобна для заказчиков в том случае, если цена контракта незначительна. Заказчик может разово закупать у единственного поставщика любые товары, работы, услуги на сумму не более 100 000 рублей. Правда, в п. 4 ч. 1 ст. 93 есть ряд условий и их не стоит игнорировать.

Основные достоинства процедуры закупки у единственного поставщика:

можно заключить контракт с известным заказчику поставщиком;
не нужно отвлекать значительные ресурсы на проведение процедуры заключения контракта;
минимальные риски нарушений при проведении процедуры закупки, не зависящие от заказчика, например, технический сбой на электронной площадке;
меньшая длительность и простота процедуры по сравнению с конкурентными способами определения поставщика.

В то же время, закупка у единственного поставщика имеет несколько недостатков:

высокий риск возникновения претензий со стороны проверяющих. в связи с тем, что данный способ закупки связан с широкими возможностями для злоупотреблений при расходовании бюджетных средств и рисков сговора с поставщиком;
ограниченные возможности снизить цену контракта или обеспечить наилучшие условия его выполнения в связи с отсутствием конкурентных процедур выбора поставщика.

Перечень случаев, в которых заказчик может осуществлять закупки у единственного поставщика, содержится в ч. 1 ст. 93. В случаях, не указанных в перечне, закупать товары (работы, услуги) у единственного поставщика заказчик не имеет права.

Если заказчик не обязан использовать какой-либо конкретный способ, но закупка у единственного поставщика невозможна, тогда проводится открытый конкурс (ст. 48) или электронный аукцион (ст. 59). А в ряде случаев, можно провести запрос котировок (ч. 2 ст. 72) или запрос предложений (ч. 2 ст. 83).

Оксана Шипунова на вебинаре « » рассказала об особенностях закупки у единственного поставщика.

Электронный аукцион

Максимальная прозрачность и объективность в выборе победителя — основная причина популярности электронных аукционов.

Достоинства электронного аукциона:

минимальный риск предъявления претензий относительно процедуры проведения закупки: приема и регистрации заявок, возврата обеспечения заявок, хранения электронных документов, поскольку эти функции обеспечиваются оператором электронной площадки.
незначительное количество ограничений на проведение электронного аукциона. В этом случае снижается вероятность проверки правильности выбора способа определения поставщика;
сохраняется конфиденциальность участников и, следовательно, снижается вероятность сговора или подлога;
возможность привлечь к организации и проведению электронного аукциона специализированную организацию.

Однако, электронный аукцион имеет ряд недостатков, которые тоже нужно учитывать:

невозможно оценить качество поставляемых товаров (работы, услуги), так как заявки участников оцениваются только по цене;
более длительная процедура определения поставщика по сравнению с запросом котировок, запросом предложений и закупкой у единственного поставщика;
риск срыва сроков и нарушения процедуры проведения электронного аукциона по причине технических сбоев на электронной площадке;
риск возникновения претензий к заказчику из-за возможных ошибок в ходе процедуры, так как она сложна и многоэтапна;
невозможно выделить несколько лотов, как это предусмотрено при проведении конкурса и закрытого аукциона.

Формат электронного аукциона используется в двух случаях: когда этот способ прямо предписан нормами закона или, когда применить другие, более удобные для заказчика, способы невозможно из-за существующих ограничений.

1) если осуществляются закупки товаров, работ, услуг, включенные в перечень, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р, либо в дополнительный перечень, установленный высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ — заказчик обязан провести электронный аукцион.

2) заказчик вправе самостоятельно выбрать электронный аукцион:

если закон не позволяет закупить товары (работы, услуги) у единственного поставщика или путем запроса котировок,
если оценивать предложения участников по качеству товаров (квалификации участников, опыту работы и другим нестоимостным критериям) не нужно.

Запрос котировок

Запрос котировок — наиболее удобный для заказчика способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя) независимо от вида товаров, работ, услуг, если необходимо оперативно провести небольшую по стоимости закупку.

Запрос котировок также проводится для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера.

Ограничения проведения заказчиком запроса котировок содержатся в ч. 2 ст. 72. Но в некоторых случаях ограничения, наложенные п. 2 ст. 72 на размер НМЦ контракта, можно не учитывать (ст. 75 и ст. 76).

Запрос котировок не может проводиться в случаях, если заказчик обязан применять закрытые способы определения поставщика (ч. 1 ст. 84) или путем проведения конкурса с ограниченным участием (ст. 56). Других ограничений на проведение запроса котировок нет.

Основными достоинствами процедуры запроса котировок являются:

определение поставщика происходит быстрее по сравнению с электронным аукционом и конкурсом;
минимальные риски возникновения претензий, связанных с ошибками в ходе процедуры, благодаря ее доступности, малому объему документации и четкой регламентации проведения;
минимальные риски нарушений, не зависящих от заказчика, например, технический сбой на электронной площадке;
возможность использовать для оценки заявок помимо критерия цены контракта иные (нестоимостные) критерии (ч. 1,4 ст. 32).

Запрос котировок имеет ряд недостатков:

высокая вероятность проверки на предмет правомерности выбора данного способа определения поставщика связи с установлением в ч. 2 ст. 72 ограничений на проведение запроса котировок;
более широкая зона ответственности заказчика по сравнению с электронными способами определения поставщика (прием и регистрация заявок, обеспечение их сохранности и конфиденциальности, хранение документов);
высокие риски участия в запросе котировок недобросовестных участников закупки в связи с отсутствием возможности установить обеспечение заявки;
отсутствие возможности выделять лоты при осуществлении закупки.

Статья обо всех нюансах этой закупочной процедуры

Открытый конкурс

Проведение открытого конкурса позволяет:

получить больший объем сведений о потенциальных поставщиках, в частности, узнать не только предлагаемую цену, но также квалификацию поставщика, возможные гарантии и т.д.
часть функций по проведению открытого конкурса передать сторонней организации, что очень помогает при сложных закупках.

Конкурс с ограниченным участием

Проведение открытого конкурса с ограниченным участием возможно в конкретных случаях:

При закупке товаров, работ, услуг, осуществление которых является технологически сложным по причине их специфического характера, и реализация таких товаров, работ, услуг может быть выполнена исключительно специалистами, имеющими необходимый уровень квалификации и подготовки (Постановление Правительства РФ от 28.11.2013 № 1089);
При выполнении работ:
- Для сохранения объектов культурного наследия;
- Для реставрации музейных коллекций Музейного фонда РФ, документов Архивного фонда РФ и особо ценных и редких документов библиотечных фондов;
- При которых необходим допуск подрядчика (исполнителя) к библиотечным, архивным и музейным учетным базам данных и системам безопасности.

Двухэтапный конкурс

Заказчик имеет право провести двухэтапный конкурс при одновременном соблюдении двух условий:

конкурс проводится для заключения:
- контракта на проведение научных исследований, проектных работ (в том числе архитектурно-строительного проектирования), экспериментов, изысканий, на поставку инновационной и высокотехнологичной продукции;
- энергосервисного контракта;
- контракта на создание произведения литературы или искусства, исполнения (как результата интеллектуальной деятельности);
для уточнения характеристик объекта закупки необходимо провести его обсуждение с участниками закупки (ч. 2 ст. 57).

Закрытый конкурс

Закрытый конкурс считается достаточно длительной и сложной процедурой, поэтому он не популярен.

Закрытые способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) применяются только в четырех случаях:

1. закупок товаров, работ, услуг, необходимых для обеспечения федеральных нужд, если сведения о таких нуждах составляют государственную тайну;

2. закупок товаров, работ, услуг, составляющих государственную тайну, при условии, что такие сведения содержатся в документации о закупке;

3. заключение контрактов:

по страхованию, транспортировке и охране ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней РФ,
по страхованию, транспортировке, охране музейных предметов и музейных коллекций,
по страхованию редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов (включая их копии), имеющих историческое, художественное или иное культурное значение;

4. закупок услуг по уборке помещений, услуг водителей для обеспечения деятельности судей, судебных приставов (ч. 2 ст. 84).

Запрос предложений

Главное достоинство запроса предложений — более короткие сроки его проведения, чем конкурс. При этом, важным недостатком является невозможность отмены проведения и внесения изменений в извещение и документацию.

Организовать закупку путем проведения запроса предложений возможно:

при закупке спортивного инвентаря и оборудования, спортивной экипировки, для участия и подготовки спортивных сборных команд РФ в Олимпийских и Параолимпийских играх (п. 2 ч. 2 ст. 83);
При заключении контракта с иностранной организацией для лечения граждан РФ за пределами РФ;
При проведении закупки дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями РФ, торговыми представительствами РФ и иными заказчиками для обеспечения своей деятельности за пределами РФ в случае, если цена контракта не превышает 15 000 000 рублей;
При закупке товаров, работ, услуг в случае расторжения контракта в соответствии с ч. 9 ст. 95 Закона № 44-ФЗ;
При закупке лекарственных препаратов по медицинским показаниям пациента (при наличии решения врачебной комиссии);
После признания повторного конкурса, электронного аукциона несостоявшимися;
При закупке изделий народных художественных промыслов с зарегистрированными образцами (в соответствии с Постановлением РФ от 18.01.2001 № 35);
При закупке услуг по защите интересов РФ, осуществляемых за ее пределами с привлечением экспертов и адвокатов (в случае подачи исков к РФ в судебные органы иностранных государств, международные суды и арбитражи).

Вебинары и программы обучения и повышения квалификации в Школе электронных торгов:

по торгам, где эксперты и практики делятся опытом участия в закупках, комментируют изменения в законодательстве, позицию ФАС и судов.

Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок».

10 844 просмотра

Правильно организованная закупочная работа способствует удовлетворению потребительского спроса, позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. Достичь этого можно выполнением ряда операций.

Принятие коммерческих решений по закупкам невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Объем и структура спроса населения меняются под воздействием ряда факторов: социально - экономических, демографических, природно-климатических, исторических, национальных и т.д. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них платить.

Полученные данные являются основой для определения потребности в товарах и уточнения их ассортимента.

Следующий этап работы по закупке товаров связан с выявлением источников их поступления и выбором поставщиков. Источниками закупок являются:

- промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;
- оптово-посреднические структуры;
- оптовые и оптово-розничные склады;
- поставки от зарубежных фирм и компаний.

Источники товарного обеспечения определяются, исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торгового предприятия. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

- характер деятельности и возможности поставщика;
- конкретное положение поставщика на рынке закупок товаров;
- процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;
- вероятность обеспечения необходимой номенклатуры и объема продукции;
- условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;
- адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;
- условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки;
- предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.

К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие финансовые, правовые и другие отношения. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию.

Коммерческим документом, представляющим договорные соглашения купли-продажи товара, является контракт. Из самого названия документа следует, что одна сторона осуществляет закупку, а другая - продажу. В контракте указывается содержание договорных условий, порядок исполнения взаимных соглашений и ответственность сторон, а также предусматриваются следующие основные обязательства:

- наименование и объем подлежащего поставке товаров;
- качество, комплектность, упаковка и маркировка товара;
- цена и форма расчетов;
- сроки выполнения поставок и порядок сдачи - приема товара;
- базисные условия поставки;
- гарантийная защита и санкции;
- юридические адреса сторон и дата заключения контракта.

Одним из существенных условий контракта является исходная цена, устанавливаемая на закупаемую продукцию. Обычно ориентируются на два вида цены: твердая и подвижная, или скользящая. Твердая цена применяется в сделках с короткими сроками поставки товаров. Она указывается в контракте и не подлежит изменениям при расчете. Скользящая цена - это цена, исчисленная в период исполнения сделки в результате принятия в расчет переменных рыночных величин при пересмотре договорной цены в стороны повышения или понижения. Ее использование предусматривается при сделках с длительными сроками поставок товаров.

Базисные или специальные условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товара и устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю. При исполнении контракта возникшие споры между сторонами по поводу договорных соглашений решаются в порядке, предусмотренном законодательством.

Порядок расчетов за поставляемую продукцию осуществляется безналично через банк путем перечисления денег со счета покупателя на счет поставщика.

Разновидностью договора купли-продажи является договор поставки, согласно которому поставщик - продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности.

Заключению договора поставки предшествуют переговоры о предстоящей сделке и согласование основных условий. В преддоговорный период обычно составляется проект договора, в котором учитывается договоренность, достигнутая сторонами.

Переговоры могут вестись путем переписки (почтовой, телеграфной, телетайпной), личных встреч и по телефону. Переписка используется при заключении сделок на основе принятия предложения одной из сторон заключить договор или выполнить заказ. Личные переговоры ведутся при заключении договоров поставки с поставщиками на оптовых ярмарках и выставках-продажах. Переговоры по телефону осуществляются при заключении сделок на товары повседневного спроса, хорошо известные покупателю. В этом случае по телефону согласовываются лишь цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность письменно.

Согласно ст. 432 ГК РФ, договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

По ст. 450 ГК РФ изменение и расторжение договора поставки возможны по соглашению сторон. Односторонний же отказ от исполнения договора поставки (полностью или частично) или одностороннее его изменение допускается в случае существенного нарушения договора одной из сторон (ст. 523 ГК РФ).

Основными коммерческими условиями договора поставки являются: периоды, графики и порядок поставки, а также приемки и расчетов за поставленные товары. Периоды поставки товаров определяются сроками поставки отдельных партий в течение срока действия договора. График устанавливается декадный, суточный, часовой и т. п. Порядок поставки включает их отгрузку (передачу) поставщиком либо покупателю, являющемуся стороной договора поставки, либо лицу, указанному в договоре и отгрузочной разнарядке, в качестве получателя.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях.

Принятие товаров покупателем сопровождается действиями в соответствии с договором поставки, требованиями, указанными в стандартах и другой нормативно-технической документации, инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству. Покупатель обязан в установленный срок проверить количество и качество принятых товаров и письменно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товаров.